mail merge

Lo primero que debemos hacer es la carta modelo con la información que debe ir en todas las cartas que se enviarán.

Una vez tenemos la carta modelo, vamos ala pestaña llamada Mailings, en español ‘correspondencia’, Ubique la opción Start Mail Merge o ‘iniciar combinación de correspondencia’ y seleccione la opción dewizard para hacerlo paso a paso. 



Aparecerá en el lado derecho de la pantalla la caja con las opciones para traer los datos y los pasos a seguir, en estecaso vamos a utilizar una base de datos en Excel existente por lo que seleccionamos esta opción:




Y la base de datos con los libros (sheets) y campos quevayamos a usar.











Ya tenemos listos los campos para insertarlos en la carta. Seleccionamos la opción Insert Merge Field, y ahí tenemos lalista de los campos.




Ahora debemos ubicarnos en el sitio en el cual queremos insertar cada campo y hacerlo:




Y por último, la firma que va en todaslas cartas, que la podemos insertar como una foto normal. Para ver el resultado previo de las cartas vamos a la opción en la parte superior llamada Preview Resultsy con las flechas del lado podemos ir viendo cada carta por separado con sus respectivos datos.
 



Para finalizar hacemos clic en el botón Finish andMerge, desde donde podremos editar alguna carta individualmente, imprimir todas las cartas o algunas de ellas o enviarlas a través de un mensaje de correoelectrónico.




La utilidad de esta herramienta se ve cuando los destinatarios son bastantes y hacer este trabajo uno por uno resulta tedioso y demorado.