Manejo Eficiente Del Tiempo

7 TECNICAS PARA EL MANEJO EFICIENTE DEL TIEMPO

LOS LIDERES SE REUNEN PARA TRATAR ASUNTOS CON MAYOR IMPACTO A LARGO PLAZO EN EL VALOR DE LA COMPAÑÍA.
EXISTEN 7 TECNICAS COMUNES QUE SE UTILIZAN PARA ADMINISTRAR LAS AGENDAS DE LAS REUNIONES PARA OBTENER UN MAYOR VALOR DE CRECIMIENTO.

1. SEPARA ACTIVIDADES OPERATIVAS DE LAS DE ESTRATEGIA

(Realiza reuniones por separado para cadaactividad, estas requieren diferentes maneras de pensar y modos de discutir, esto limita que las operaciones diarias dominen el tiempo de la agenda y la libera para debates de estrategia de crecimiento que incluyan su debate y la toma de decisiones mas disciplinada para definir donde se hará la aplicación de los recursos. Se debe transformar al consejo de administración en un cuerpo que tenga verdaderaautoridad y se le pueda responsabilizar de la rentabilidad de la empresa, para grupo FAMMA pudiera pensarse en una reunión mensual para cada caso).

Para mejorar las revisiones operativas, debe implementarse un mejor sistema de reportes que permita al grupo monitorear resultados y debatirlos sobre las bases de la información que se presente. Esto dejará tiempo para que el consejo adoptesesiones para elaborar mejoras estratégicas.

2. ENFOQUESE EN DECISIONES NO EN DISCUSIONES
Para mejorar la calidad y tiempo en la toma de decisiones, debe prepararse e informar a los participantes con el material previo de lectura 5 días antes de la sesión. Siempre que sea posible se usarán formatos estándar para presentar información financiera, de mercado y de la competencia. Esto da el tiempo acada miembro del consejo para que cuidadosamente revise material previo a la reunión y rápidamente llegar a los asuntos importantes. Asimismo se incluye una hoja estándar donde se explique precisamente por qué se pide que se lea, para efectos informativos únicamente, para discusión y debate y para tomar una decisión y decidir el curso de acción. (Información que estará resaltada en el mismo).3. MIDE EL VALOR REAL DE CADA ASUNTO EN LA AGENDA
Si a los participantes se les informa de 5 asuntos en la agenda y que uno de ellos creará 20 veces mas valor que analizando combinados los otros 4, claro que naturalmente le invertiría su tiempo al asunto de mas alto valor. Claro que no siempre se puede valorar los puntos de la agenda tan explícitamente. Esto pudiera ocasionar que losparticipantes perdieran valioso tiempo en asuntos triviales y posponer decisiones importantes, algunas veces indefinidamente.
Compañías exitosas priorizan sus problemas y oportunidades en la agenda de acuerdo al valor en riesgo, esto es de acuerdo con el impacto que tendrá el resolver cada asunto en el valor de la compañía a largo plazo. (El valor presente neto de los flujos de efectivo descontadosajustados con un costo de riesgo capital)
4. RESUELVE Y RETIRA RAPIDAMENTE LOS ASUNTOS DE LA AGENDA
Una vez que los asuntos estén dentro de la agenda, es imperativo que el equipo tenga un claro camino para resolverlos, este proceso debe incluir un programa de trabajo con fechas de cumplimiento, detallando cuando y como los miembros del equipo deben alcanzar una decisión en cada asunto y quienestará involucrado en la aprobación de la estrategia final. EL ATRASO ES LA PEOR FORMA DE NEGACION. Se debe preguntar a sí mismo cuando necesita esta decisión tomarse y después asegurarse que el programa de trabajo les permitirá alcanzar la decisión en tiempo. Todas las comunicaciones están dirigidas a que el grupo se enfoque en los aspectos más importantes de la decisión.
5. PON SOBRE LAMESA VERDADERAS OPCIONES Y SOLUCIONES
Una vez que los asuntos están sobre la mesa y el reloj andando, el requerimiento mas importante para una toma de decisión de estrategia efectiva es presentar opciones viables, después de todo la administración no tiene opciones si no cuenta con alternativas reales, deben tenerse 3 alternativas, antes de que cualquier estrategia deba discutirse o aprobarse....