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Mantenimiento de registros básicos
Como propietario de un negocio pequeño, es fácil ver el mantenimiento de registros como otra tarea inconveniente que impide el trabajo real de proveer bienes y servicios de calidad a tus clientes. Sin embargo, el mantenimiento de registros puede ayudarte a entender mejor tu negocio y tomar decisiones críticas que afectan tu empresa.
Guardar recibos
Muchos delos ingresos que harás en el sistema de registro tienen su origen en los recibos y documentos que manejas diariamente. Esto incluye los recibos que obtienes de todas las compras y gastos, como facturas de suministros y servicios públicos. También se incluyen los registros de las ventas, como facturas de clientes y registros diarios de ventas en efectivo. Otros papeles de trabajo importante sonlos registros de nómina y de empleados. Guarda todos los registros aunque no los necesites de inmediato.

Desarollar sistemas
El éxito del mantenimiento de registros depende del desarrollo y mantenimiento de sistemas. Una hoja de cálculo de un libro de contabilidad para registrar y clasificar tus gastos es un sistema de mantenimiento de registros, al igual que una caja de zapatos para guardarrecibos de compra o un registro de caja chica para registrar las compras pequeñas e intermitentes. Estos sistemas pueden ser muy simples o extremadamente complejos. Desarrolla sistemas de registro que coincidan con la escala de las actividades de tu empresa, así como con tu propia capacidad para mantenerlos. Por ejemplo, una empresa con un solo empleado puede ir mejor con un diario de nóminamanuscrito que con una base de datos elaborada.
Aspectos básicos relativos a la contabilidad y al mantenimiento de registros
Una contabilidad adecuada es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin ella, corre el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar su dinero y desperdiciar oportunidades de ampliación. Al crear o actualizar su rutina contable, recuerde que el propósitode la contabilidad es ayudarle a administrar su negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen sus operaciones. En la medida que logre estos dos objetivos, esto puede y debe ser un proceso sencillo.
Las pautas generales detalladas en este capítulo le indican los aspectos que debe cuidar y le proporcionan ideas para mantener orden en sus libros. Sin embargo, antes de tomar decisionesrespecto de su contabilidad, infórmese con su contador o experto en tributación, ya que las necesidades contables varían ostensiblemente según el negocio.
Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por usar programas de computadora para llevar un registro de los diversos aspectos de su negocio. En este documento también encontrará recursos de ayuda respecto a la automatización mediantecomputadoras. La clave para aprovechar al máximo un software contable es determinar si ahorra tiempo para concentrarse en la administración de su empresa. En muchos casos será así, pero tenga cuidado de no caer en el error de perder su tiempo configurando una contabilidad automática que podría ser más eficiente si se hace con lápiz y papel. Los formularios contables impresos que aquí se mencionan puedenadquirirse en la mayoría de las librerías.
Por otra parte, en algunos casos es aconsejable derivarle algunas funciones contables a su contador. Si bien es esencial mantenerse al tanto mediante la revisión periódica de los libros, un contador o tenedor de libros puede aliviarle esta tarea y permitirle así dedicar sus esfuerzos a la ampliación de su empresa. Incluso es recomendable referirle a uncontador las tareas contables que sólo involucran un par de horas semanales, si es que así puede usar mejor su tiempo.
Ingresos y gastos
Su empresa usará un Libro diario de ingresos y gastos o un Libro mayor para llevar un registro de cuánto dinero sale, adónde va, y cuánto dinero entra.
La mayor parte de las pequeñas empresas utiliza un Libro diario de ingresos y gastos, es decir, una...