mantenimiento


manuales sistematisado




















MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
“SOLICITUD DE MATERIALES, INSUMOS Y HERRAMIENTAS”































OBJETIVO GENERAL

Establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los equipos, insumos y herramientas de taller a ser despachados por la Sección de AlmacénGeneral a las distintas unidades de la Institución, además de constituir claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Departamento de Compras y Suministros.
- Dirección de Finanzas y Contabilidad
- Departamento de Mantenimiento.
- Sección de Almacén General.
-Personas Solicitantes (Profesores- Estudiantes-Obreros).
.

FORMULARIOS UTILIZADOS

- Solicitud de equipos, insumos y herramientas (Forma 001-01).
- Nota de Devolución de equipos, insumos y herramientas al Almacén General (Forma 001-02).
-Nota de Devolución del Almacén General a las personas solicitantes (Forma 001-03).
- Nota de Entrega (Forma 001-04).


NORMAS

1. La Sección deAlmacén es la responsable de recibir los materiales, insumos y herramientas adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades académicas y de taller que conforman la Institución.

2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de equipos, insumos y herramientas, deberá serconsultado y aprobado por el Jefe de Almacén General.

3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el catálogo de
equipos, insumos y herramientas del almacén.








4. La Sección de Almacén General deberá brindar a las personas solicitantes el catálogo de equipos, insumos y herramientas vigentes.

5. La Sección de Almacén General mantendrá un calendario de pedidos deequipos, insumos y herramientas, dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros de la Institución.


DE LA SOLICITUD

6. Toda Solicitud de Equipos, insumos y herramientas deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma 001-01.

7. No se aceptarán solicitudes de equipos, insumos y herramientas, manuscritas o en máquina de escribir.

8. Toda Solicitud de equipos,insumos y herramientas deberá contener:
- Nombre de la persona solicitante
- Firma de la persona solicitante
- Código de la persona (C.I) y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello del almacén
- Ubicación física donde se prestara el equipo, insumo o herramienta

9. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la persona solicitanteutilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén General a las personas solicitantes” (Forma 001-03), con las observaciones pertinentes.

10. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que presente problemas para su proceso, deberá ser notificada a la coordinación de extensión.

11. La solicitud de equipos debe hacerse con un (1) día de anticipación para poderdisponer del mismo en el tiempo oportuno.

12. La solicitud solo se tramitara para el personal que de una u otra manera tenga relación directa con la Institución.











DEL DESPACHO

13. La Sección de Almacén General llevará el registro histórico de cada unos de los equipos, insumos y herramientas, señalando la descripción y su código respectivo

14. Todo despacho de equipos,insumos y herramientas se registrará en el Libro de Despacho.

15. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la persona solicitante
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Número de la factura

16. Las Solicitudes de equipos, insumos y herramientas serán despachadas en el orden de llegada y en un lapso no mayor de un (1)...