Manual Filtros Avanzados Excel

MANUAL DE FILTROS AVANZADOS DE EXCEL (2010)

En este manual se explicara brevemente como deben usarse los filtros avanzados en Excel, se mostraran los pasos en orden y con graficas de apoyo para lograr una mejor comprensión. Los filtros avanzados nos permiten extraer la información de la lista a otro lugar de la hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro, con el objetivo de manejarinformación específica de acuerdo con criterios establecidos.
Los pasos son los siguientes:
1. Normalmente y como en todo filtro se debe tener primero una base de datos o una tabla que tenga unos encabezados, esto es muy importante porque de allí se comenzará el proceso.

Gráfica 1. Ejemplo de tabla.

2. El siguiente paso es copiar los encabezados de la tabla, se puede hacer en la misma hoja oen otra o incluso en otro libro, si se hace en la misma hoja se pueden copiar arriba dejando varios espacios entre la tabla y los encabezados al menos 4, ya que hay se anotaran las condiciones o criterios para realizar el filtro, además debe quedar mínimo una fila entre los criterios y la tabla para que funcione bien el filtro, de igual forma se pueden copiar debajo de la tabla o al lado; en estecaso lo hicimos arriba como se ve en la gráfica. Esto se puede hacer usando control + c y después de seleccionar los encabezados y luego control + v en el área donde se dejaran.
Grafica 2. Se ilustra la copia de los encabezados.

3. Cuando ya tenemos realizado este paso ahora debemos definir los valores a filtrar, es de aclarar que en filtros avanzados hay que digitarlos, para ellonormalmente se anota el criterio seleccionado de bajo de cada uno de los encabezados que vamos a filtrar y si se pide más de una condición en ese caso se debe anotar una en una celda y la otra en la celda que está debajo de esa. Por ejemplo queremos saber que personas del departamento de mercado entraron después del 01/01/1990. El proceso es el siguiente se anota debajo de la columna el criterio o lacondición que buscamos, en este caso debajo de la columna FECHA DE INGRESO se digitaría la condiciona si: >01/01/1990 y debajo de la columna de DEPARTAMENTO se digitaría la palabra Mercadeo, así como se ve en la Grafica 3:

Grafica 3. Forma de digitar los criterios.

4. Después de eso vamos al menú Datos y damos clic en Avanzadas como se ve en la gráfica 4:

Grafica 4. Vista del menú Datosy la opción Avanzadas.

5. Enseguida aparece un cuadro donde debe seleccionarse el rango de la lista, de ahí es que se sacará la información y es el área de toda la tabla, normalmente queda seleccionado automáticamente seleccionar cualquier celda de la tabla antes de dar clic en avanzadas, si no es así se puede seleccionar el rango con el puntero:

Grafica 5. Selección del rango de lalista.

6. Después de este paso se debe seleccionar el rango de criterios, para esto se ubica el puntero y se selecciona el área de los encabezados que se copiaron y la fila de los criterios escogidos así:

Grafica 6. Visualización de selección de rango de criterios.

Aquí podemos ver más claro el cuadro de selección de rangos de lista y de criterios:

Grafica 7. Visualización del cuadro deselección de rangos.

7. Cuando ya hemos seleccionado los rangos le damos clic en aceptar y nos aparecerá la información solicitada:

Grafica 8. Visualización de la información obtenida después de aplicar el filtro.

8. Para que vuelva a quedar la tabla completa hay le damos clic en la parte superior en el menú de Datos en borrar:

Grafica 9. Visualización de la opción borrar enmenú Datos.

9. Si por ejemplo nos interesa más de un criterio de selección en la misma columna debemos anotar uno debajo de la columna de encabezados copiados y otro debajo de ese, o sea en filas independientes. Por ejemplo queremos saber los auxiliares que entraron a trabajar antes de 01/01/1986 y lo que entraron después de 01/01/1990, para obtener la información lo digitaremos así:...