MANUAL PROVEEDORES














PROCEDIMIENTOS INTERNOS EXCLUSIVOS PARA EXPEDIENTES DE PAGO REFERIDOS A LAS COMPRAS CONTRATACIONES Y LOS RESPALDOS CORRESPONDIENTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR AL SER ENVIADOS A TESORERIA MUNICIPAL.






















INTRODUCCION




Este manual tiene como objetivo mejorar la eficiencia y eficacia del servicio municipal que corresponde alas necesidades de usuarios, clientes y funcionarios, dar a conocer a los Directores de cada Dirección Municipal antecedentes previos que deben considerar antes de planificar una actividad que involucre un posterior pago por parte de la Municipalidad, generando un manual de procedimientos internos exclusivamente dedicado a las compras, contrataciones, y los respaldos correspondientes que debenacompañar a los expedientes que son ingresados a la contabilidad para su pago . Este documento será, para conocimiento y aplicación de cada uno de los Directores y Personas que deben efectuar adquisiciones, en conformidad a programas, Proyectos etc.






















INDICE


I. Factibilidad Presupuestaria.
II. Pagos de Facturas y Prestaciones de ServicioIII. Pago de Honorarios y de Prestaciones de Servicios Organizaciones Comunitarias.
IV. Programa con Recursos Externos y Municipales (mixtos).
V. Contratación de Prestación de Servicio con Programas Externos.
VI. Rendición de Cuentas de Caja Chica.
VII. Proyectos de Inversión.
VIII Expedientes de Pagos
IX Contratación de Asesoría y Consultoría
X Otros Pagos.I.- Factibilidad Presupuestaria


La Dirección o Departamento que demanda una necesidad y/o servicio de acuerdo al presupuesto y los programas que ha dejado planificado desde el año anterior; antes de efectuar el gasto debe necesariamente solicitar la factibilidad presupuestaria al Director de Administración y Finanzas o a la persona que tenga a cargo elpresupuesto anual.
Esta solicitud debe contener lo siguiente datos, para que el Departamento de Contabilidad y encargado de presupuesto, extienda el certificado:

1º Gestión que se va a realizar, si es interna u otra área.
2º Nombre del Programa y Decreto que aprueba.
3º Si se trata de Programas con aportes mixtos detallar claramente a qué tipo de fondos afectara.
4º Valor del compromiso.5º Nombre, Rut, Dirección, los mayores antecedentes que se pueda aportar para afectar el presupuesto o el gasto del programa.


II.- Pagos de Facturas y Prestaciones de Servicio

Una vez entregada la Factibilidad Presupuestaria por el Departamento de
Administración y Finanzas, se procede a solicitar la Compra o la Contratación del Servicio, de acuerdo al siguiente cronograma:

1ºEnviar Memorándum de solicitud (3 copias) al Director de Administración y Finanzas; esta debe ser emitida por la Dirección que tiene la necesidad y firmada por el Director que corresponda.

2º Esta es firmada por el Director de Administración y Finanzas (2 copias)

3º Este se hace llegar al Departamento de Adquisiciones (1 copia) para que este la suba al portal del mercado público según losplazos establecidos.

4º Cumplidos los plazos establecidos para este trámite y si existen oferentes que cumplan con los requerimientos, se adjudica a través del portal, generando una Orden de Compra la que debe ser enviada al departamento de Administración y finanzas para su contabilización.

5º Una vez cerrado este trámite recién el proveedor entra a participar. Esto ocurre cuando seadjudica, el proveedor nos entrega el producto o se realiza el servicio, luego viene la etapa de cobro del proveedor o usuario:

a) El proveedor o prestador del servicio envía la factura y/o boleta de cobro correspondiente, la que debe ingresar a la oficina de partes y posteriormente es entregada al Dpto. de Adquisiciones para su revisión y visación correspondiente y posteriormente ser enviadas...