manuales de organización y metodos



Introducción


En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.


Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidadrequieren el aporte de especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de organización y métodos.

















Manuales de organización y métodos:
Es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a finde optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos. Del análisis de los objetivos la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:

Eficacia: el grado de alcance de los objetivosEficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos.

Manuales

Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, quecontiene:
         la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización
         y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Tipos de Manuales de Manuales de Organización
Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:
Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.Funciones Básicas
Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
Responsabilidad
Características
y Especificaciones de la Posición.
Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.
Los manuales deben distribuirsecompletos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:
Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.
Misión:
Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa.
Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.
Elaborar y analizarinformación contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.
Funciones:
Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo  y pasivo, conforme a exigencias legales.
Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto  a existencias y su valorización, conforme a métodos y usuales y reconocidos.
Proteger ala empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.
Vigilar   el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.
Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización.
Velar por la adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización.
Asegurar quea través de la información que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.
Autoridad:
Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar,...