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4. REUNIONES EFECTIVAS


4.1 Conducción de reuniones efectivas

La Reunión:
Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución deproblemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de lasorganizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.

Utilidad de las reuniones:
La realización de reunionesefectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de participación y cohesión para el logro de las metas. Establece unacercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales.

Aspectos a tomar en cuenta en la realización de unareunión efectiva:

• Decidir si es una reunión controlada totalmente con agenda, o mixta (control y participación).
• Conocer el ambiente físico donde se va a realizar.
• Hacer los preparativosadecuados (tareas de logística), selección de invitados, medios audiovisuales, convocatoria, ubicación del local, etc.
• Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con lamisma y las normas que la van a regir.
• Informarse sobre dirección o conducción de reuniones, si se va a ser el facilitador.

Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunión, tiene que tener presente,los siguiente pasos:

• Preparar la reunión ( recursos humanos y materiales de apoyo).
• Planificar el proceso ( cómo se va a desarrollar la reunión, el orden).
• Iniciar y abrir la reunión.
•Ser el moderador a lo largo de la misma.
• Controlar el grupo y ordenar las intervenciones.
• Motivar a la participación.
• Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos.
• Llegar varios minutos...