Mecanica Administrativa

LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA.
Los tres elementos que integran la “mecánica administrativa” son:
1. La PREVISIÓN.
2. La PLANIFICACIÓN.
3. La ORGANIZACIÓN.

PREVISIÓN: (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Stewart Thompson, “la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas”
ETAPAS
Dentrode la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.
1) Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos
2) Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales leobstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc.
3) Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas.
Debemos señalar que lossistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un “se hace, o no se hace”, ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en losdirigentes.
PLANIFICACIÓN: (plan deriva de plano). La etimología indica, así, que lo que hacemos es fijar “planos” para orientar nuestra acción. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relación con la Administración, mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las políticas.Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ahí, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración.
os programas establecen, además, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por estoque los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.
Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en número, como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones alaño, reducir el diez porciento de los costos.
Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración, estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica.
Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias, es decir, por el “como” concreto de cada actividad.
Las políticas: son cursos generales de acción. Soncomo las llama R. Terry, “Los objetivos en acción”. Esto significa que la política contiene, no solo la orden de alcanzar el objetivo, sino, inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo, en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad.
Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración, fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijaciónde políticas, ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas.
ORGANIZACIÓN, existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración, estos son:
ETAPAS
1. la determinación y división de las funciones.
2. la fijación de niveles jerárquicos.
3. el análisis de los puestos.
La determinación y división de las funciones,...