Minuta De Reunion

¿Cómo elaborar una buena minuta de reunión?
Muchos proyectos tienen muchos participantes, muchas decisiones importantes que tomar, y por lo tanto, muchas reuniones.
A veceslos participantes del proyecto sufren de una enfermedad llamada ”reunionitis”, la cual no te deja avanzar con tus propias tareas y hace que muy frecuentemente en una reunión tepreguntes:  ¿Para qué estoy aquí?
Una buena gestión asume una buena gestión del tiempo de los miembros del equipo del proyecto.  Una buena práctica es escribir minutas de lasreuniones en el proyecto, con dos objetivos:
1. Para registrar los issues tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.
2. Para distribuir las minutas de reunión entrepersonas que no era necesario que estén presentes, pero que necesitan saber lo que se habló en ella.
Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:
1.Identidad de la reunión: código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización y cargo).
2.Issues tratados: una lista de issues tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto
a cada issue, descripción y decisiones tomadas.Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes
antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.3. Responsabilidad del documento: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.
En muchos proyectos las minutas de reunión se perciben como un documento burocráticosin ninguna utilidad, y esto sucede porque no se usan correctamente. Si son usadas correctamente, las minutas de reunión deberían ayudar a ahorrar tiempo, no a perder tiempo.