Negociación Y Conducción De Reuniones

Universidad Internacional San Isidro Labrador
Escuela de Administración de Empresas
Bachillerato en Administración de Empresas


Profesora: Jessica Chavarría Mata

Gerencia y Control Gerencial

Foro

Negociación y Conducción de Reuniones

II Cuatrimestre 2012

Negociación y Conducción de Reuniones
Papel del líder
* El líder o facilitador de la reunión es responsable dedefinir el tono de la reunión, mantener la discusión alineada y asegurar que todos los participantes tengan una oportunidad justa de ser escuchados.
* El líder o facilitador también resume los puntos más relevantes y asocia las cosas cuando la discusión se encuentra entre diferentes temas interrelacionados.
* Ocupar el rol de líder o facilitador no es una tarea sencilla, especialmente cuandolas agendas personales chocan o existen malos entendidos. Aunque una reunión bien planificada reduzca significativamente las sorpresas y confusiones, no existe garantía alguna de que todo ocurra como se ha planificado, incluso con la mejor planificación.
Negociación
Relacionado con la negociación, José Marcos Sánchez, autor del libro Negociación Colectiva y Código de Conducta, señala que sedebe tener tacto para la negociación, debe ser viable y resultar eficaz.
* Lugar de la Negociación: debe ser un lugar tranquilo y debe contar con la infraestructura necesaria para el buen funcionamiento de las acciones negociadoras.
* Las fechas y horas de la reunión: es necesario que se establezcan con precisión. Por una recomendación se debe fijar los días o fechas en que se llevaran a cabolas reuniones, a efectos de que se logre un ritmo sostenido.
* Facilidades durante la negociación: entre estas se cuentan el otorgamiento de licencias con goce de remuneraciones y los demás beneficios laborales para la concurrencia a las reuniones con representación de la empresa y realizar los trabajos de apoyo a la negociación. Incluyen facilidades requeridas como comunicaciones,infraestructura, asesoramiento, transporte o realización de reuniones previas.
* Negociar en base de intereses: se debe entender que en la negociación no se ponen en juego intereses personales, sino que los negociadores expresan enfoques, objetivos, fundamentos y necesidades de las partes que representan. En este sentido los intereses o propuestas de una parte en la negociación son tan validas en uncaso como en el otro.

A continuación se presenta un listado de guías sugeridas para manejar reuniones efectivas:
Comience y termine a las horas indicadas: Si usted comienza la reunión cinco o siete minutos después de lo acordado, usted está comenzando tarde. Comenzar la reunión tarde envía el mensaje "está bien que comencemos tarde" y demuestra una falta de respeto y aprecio por aquellos quehicieron el esfuerzo de llegar a tiempo. Algunas personas pueden tener reuniones inmediatamente después de terminar la suya. Terminar en tiempo es una muestra de respeto del tiempo valioso de los participantes.
Utilice la agenda: Continuamente haga referencia a la agenda durante la reunión para mantener la discusión centrada en el propósito definido y los temas específicos de la agenda. De serposible, ubique la agenda en un lugar visible para todos los participantes, esto permitirá hacer referencia a la misma cuando la discusión aparente ir fuera de rumbo.
Utilice un rota folio o pizarrón de ideas: Cualquier idea que no esté relacionada con el tema en revisión se escribe en el rota folio o pizarrón.
Utilizar el rota folio o pizarrón de ideas permite de forma efectiva mantener ladiscusión enfocada y permite que las personas mantener sus pensamientos e ideas sin ser contraproducente para la reunión.
Controlar a las personas "Dominantes": Debe asegurar que cada individuo tenga una oportunidad justa de expresar sus ideas y opiniones. No permita que una sola persona domine la discusión. De igual importancia es asegurarse que los participantes callados estén expresando sus ideas...