NERON

7. Manejo de! tiempo y Organización personal
"El primer síntoma de que estamos matando nuestros sueños es la falta de tiempo." (Paulo Coelho)
Introducción
Todos tenemos la misma cantidad de tiempo para organizar nuestros trabajos y nuestras cosas. Entonces, ¿por qué logran algunas personas más en el mismo tiempo que otras? ¿Por qué necesitan algunas personas siempre más que 8 horas paraterminar su trabajo, mientras que otras sí pueden hacer todo en el tiempo asignado?
Teorías sobre el manejo de tiempos nos enseñan que las diferencias en eficiencia y eficacia entre personas existen por la manera en que usamos el tiempo dado. Mejor dicho, el manejo de tiempos no se trata exactamente del manejo de tiempos, sino del manejo de nosotros mismos: es nuestra organización personal quedetermina cuánto podemos hacer en un cierto lapso del tiempo. Al fin y al cabo, son nuestras propias decisiones que causan un déficit o un superávit de tiempo.
Tratamos el manejo del tiempo en dos dimensiones: el manejo de mi propio tiempo (planificación y organización personal) y el manejo de mi tiempo en interacción con otras personas. Terminamos el artículo con unos consejos varios.
Planificación yorganización personal
El cuadro de asuntos urgentes e importantes
La base de nuestras decisiones en el trabajo (y también fuera del área laboral) son nuestras responsabilidades. Una tarea dentro de nuestras responsabilidades por definición es más importante que una tarea fuera de ellas. En el trabajo, nuestras responsabilidades deben estar puestas en la descripción de nuestra función. Ésta,entonces, es la base de la toma de decisiones para la planificación y organización personal.
Combinando la importancia de una tarea con la urgencia de ésta, podemos diseñar el siguiente cuadro con cuatro dimensiones. En e! cuadro están mencionados unos ejemplos por dimensión:
Importante Sin importancia
Urgente
Manejo de quejas
Proyectos con fecha tope cerca
La mayoría de las llamadas entrantesCorreo electrónico
Sin urgencia
* Construir y mantener
• Controlar continuamente

relaciones
el correo electrónico

• Planificación
* Chismear o murmurar

• Administración
con colegas

Importantes son las tareas que desde ei inicio tienen relevancia y se pueden volver urgentes si no las tratamos. Por lo general, las tareas importantes son las que generan beneficios o costos. Lastareas urgentes se caracterizan por una fecha tope cerca, y a veces no real (¿se necesita responder el teléfono o el correo electrónico de manera inmediata?).
Estudios han indicado que la mayor parte de la gente gasta 80% de su tiempo en asuntos urgentes, sean importantes (40%) o no (40%) y solo 20% de su tiempo en los asuntos sin urgencia, importantes (15%) o no (5%). La tarea es bajar el 40% quegastamos en asuntos urgentes, pero no importantes y subir el porcentaje que gastamos en asuntos importantes, no todavía urgentes. ¿Cómo? Por ejemplo:
Una buena planificación de objetivos y prioridades
Usar el principio del bote de pepinillos
Delegar tareas
Decir‘No’
Organizar y manejar bien las reuniones de trabajo
Usar bien los medios de comunicación (correo electrónico, teléfono)Planificación
Para una buena planificación personal, tenemos que definir nuestros objetivos a largo plazo (por ejemplo un año), después a mediano plazo (por ejemplo un mes) y a corto plazo (por ejemplo una semana o un día). La relación entre ¡os objetivos a los diferentes plazos es más importante que la duración de cada plazo.
Nuestras prioridades determinan como planificamos nuestros objetivos a medianoy corto plazo, dentro del marco de los objetivos a largo plazo, las prioridades dependen de nuestra evaluación de los objetivos en cuanto a, por ejemplo:
Relevancia (relación con nuestras responsabilidades)
‘Ganancias’ previstas o ‘pérdidas’ evitadas
Riesgo de que se vuelva la tarea urgente
Coordinación con las tareas de los colegas.
Expectativas de los clientes y otros involucrados.
Por...