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El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.
Todas las unidades de la empresa deberánsolicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo, “Pedido de Materiales”. Este formulario se confeccionará en triplicado y se debe enviar a la bodega, debidamente timbrado yfirmado por el funcionario autorizado.
Recibidos los pedidos, el encargado de bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
Lasolicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.
1. Solicitante 2. Bodega despachadora 3. Departamentosolicitante
Los ejemplares de la solicitud deberán distribuirse de la siguiente forma:
Copia 1: solicitante
Copia 2: bodega despachadora
Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitanteSi el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activará la reposición de su stock (pedirá al departamento deAdquisición o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock).
En la carga y despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas osacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.
Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las laboresadministrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día el stock y formularios en general.

REGISTROS
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrandotanto el ingreso, la distribución como la salida de ellos.
En la bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales,...