norma técnica colombia

GTC 185
Documentación Organizacional

O 2009: ICONTEC
Todos los derechos reservados. No se permite la reproducción total o parcial de este
compendio, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, incluido
fotocopiado, sin permiso escrito del editor.
Bogotá, D. C.. Colombia

ISBN: 978-958-8585-03-1
Diseño y Diagramación: ICONTEC
Impresión: Contacto GráficoLtda.
Octubre de 2009

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN -ICONTECCra. 37 # 52 — 95 PBX: 607 88 88
www.icontec.org

GUÍA TÉCNICA
COLOMBIANA

GTC
185
2009-09-30

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

E:

ORGANIZATIONAL DOUMENTATION

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

documentación;
especificación;
documentos;
protocolos
organizacionales;
documentosorganizacionales; estilo y presentación documentos;
generación
de
documentación.

I.C.S.: 01.140.20
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax
(571) 2221435

Prohibida su reproducción

Editada 2009-09-30

PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es elorganismo
nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.
Larepresentación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica
está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.
La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.
Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momentoa las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través
de su participación en el Comité Técnico 188 Documentación comercial.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CADES
CENDAP
CESDE
FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DEL ÁREA
ANDINA
FUNDACIÓN
UNIVERSITARIA
PANAMERICANA
GRUPO RECORDAR

INAP
LIDERANDO
SENA - MEDELLÍNSIKA COLOMBIA S.A.
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA
UNIVERSIDAD EAN
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las
siguientes empresas:
A&L ASESORÍA E.
AHA
ALCALDÍA DE GUADALUPE
ARCHIVO HISTÓRICO DE ANTIOQUIA
COLEGIO
"NIDYA
QUINTERO
DE
TURBAY"
CONTRATISTA MUNICIPIO SABANETA
CORPORACIÓN PARA ELDESARROLLO
DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA
-CODECITECDURESPO S.A.
EPM
ESAP

IDEA
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE
ANTIOQUIA, IDEA
LITO LTDA.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
SENA
TRADUCÓMPUTO
UNIBÁN
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
UNIVERSIDAD EAFIT
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de losinteresados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA

GTC 185

CONTENIDO

Página

0.

INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................1

1.

OBJETO.......................................................................................................................1

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................2

3.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................2

4.

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES .....................................6

4.1...