normas de presentacion de documentos

1. NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS







MILENA MARCOS

Tabla de contenidos



NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

2. ASPECTOS GENERALES
Dada la gran variedad de documentos que se manejan en la empresa no es fácil clasificarlos. Agrandes rasgos, se puede establecer la siguiente división:
Documentos internos: se utilizan para transmitir información entro los diversosdepartamentos. Como es de esperar, el volumen aumenta a medida que la estructura de la empresa o la organización se vuelva más compleja.
Entre los documentos internos destacan: actas, autorización, aviso, circular, convocatoria, encuesta, informe manual, nota interior, parte de incidencias, solicitud.
Documentos externos: la empresa los emplea para comunicarse con sus clientes, proveedores,organismos oficiales, instituciones financieras, etc.
Entre los documentos externos destacan: carta comercial, certificados, circular, encuesta, informe, instancia, oficios, saluda.
Principios que mejoran la eficacia de la comunicación escrita:
Concisión: consiste en expresarse con el menor número de palabras sin faltar a la exactitud.
Precisión. Hay que escoger las palabras que reflejen exactamentelo que se quiere decir.
Claridad. El mensaje debe expresarse de manera que las personas a las que va dirigido lo lean sin dificultad y lo entiendan con el mismo sentido.
Coherencia. Las ideas que se quieren comunicar deben presentarse de forma que cada párrafo conecte con el siguiente sin dificultad.
Corrección. Es necesario mantener siempre la cortesía y el tono de respeto.

3. TIPOS DEDOCUMENTOS. FORMATIVO Y UTILIDAD.
1.1. CARTAS COMERCIALES
La correspondencia comercial es el sistema de comunicación escrita que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles. Desempeña un papel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa y debe contemplar una serie de normas:
que sea de fácil comprensión
que haga una exposición adecuada de los asuntos
que eviteadornos o palabras excesivas.
Que atienda el motivo de la comunicación buscando la precisión.
A la hora de llevar a la práctica estas normas hay que tener muy presente:
No cometer faltas de ortografía
Utilizar un vocabulario amplio. Acudir a sinónimos.
Tratar los temas independientemente
Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras). Ej.: “les rogamos que prevean de antemano la situación”.Huir del empleo excesivo del gerundio en frases como: “Habiendo recibido su atenta carta…”. Hemos recibido su atenta carta”.
Evitar las frases con formulismos: Ej.: “les estaríamos enormemente agradecidos”.
No cometer cacofonías ( repetición frecuente de una misma sílaba o letras” Ej.: “Hemos recibido la correspondencia correspondiente a nuestro corresponsal”.
Cuidar la presentación de lacorrespondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.
2.1.1 Contenido
Una carta comercial consta de tres partes:
Encabezamiento (Inicio)
Cuerpo (contenido)
Pie (Final)
ENCABEZAMIENTO
Membrete:
Se denomina membrete al nombre o título de una persona, empresa o corporación que, en general, figura impreso en la parte superior.
El hábito de imprimir elpapel de cartas con el nombre de quien lo emplea esto es, el uso del membrete, se ha generalizado de forma casi absoluta.
En el membrete se detallan:
Nombre y apellidos de quien dirige la carta, o razón social de la empresa (persona jurídica).
Dirección completa.
Apartado de correos, número de teléfono, fax, dirección electrónica, y página Web.
Dirección (destinatario):
Su colocación esvariable, actualmente se va extendiendo la costumbre de situarla en la parte superior derecha, lugar adecuado con vistas a la utilización del sobre-ventanilla. Las cartas impresas suelen llevar espacios recuadrados- o significados por puntos-, destinados a indicar dónde deben escribirse las señas o dirección del destinatario.
La forma de redactarla es:
Si va destinada a un particular, se indicará:...