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Los sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED) son mucho más que meros sistemas de localización de archivos, ya que tienen una capacidad para realizar la gestión de cada documento durantetoda su vida útil, permitiendo también realizar su reclasificación en función de las modificaciones en su valor para la actividad de la organización. Así como existen procedimientos normalizados parael tratamiento de documentos en papel, también en estos mismos sistemas es posible crear normas que controlen cualquier documento electrónico, desde su creación a su destrucción efectiva. La gestióndeficiente de documentos electrónicos tiene, generalmente, como consecuencia:
La confusión entre diferentes versiones del mismo documento, ocasionada por la existencia de múltiples copias todasdiferentes del documento final
La destrucción o pérdida de documentos que deben mantenerse, al no existir un almacenamiento centralizado (como existía para el papel) y el autor no tiene conocimiento deltiempo de retención legal de ese documento
Autenticidad cuestionable, debido a la posibilidad de manipulación electrónica del texto sin dejar rastro
Pérdida de contexto del documento, que sucede, porejemplo, cuando los documentos correlacionados con este no están vinculados a él
Pérdida de accesibilidad por cambios tecnológicos, ya que las modificaciones en el software, en el hardware o en losmedios utilizados pueden hacer que los ficheros queden inaccesibles
Estas consecuencias representan un gran desafío para la implantación de Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos. Sin embargo,actualmente ya podemos mejorar el acceso a los documentos y a las pruebas que nos defienden de las responsabilidades asumidas de una forma más rápida y eficiente, como nunca antes fue posible.
Lossistemas de Gestión Electrónica de Documentos son mucho más que simples sistemas de localización de archivos
La implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos requiere un abordaje...