oficio

Oficio (documento)
"AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA"
Índice
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1 Clases
1.1 Oficio múltiple
1.2 Oficio de transcripción
2 Partes
Clases[editar · editar código]
Oficio múltiple[editar · editar código]
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones odependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachossimultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:
1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares quese van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).
Oficio de transcripción[editar · editar código]
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original,íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirápara transcribir informes relevantes e importantes.
Partes[editar · editar código]
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte seescriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombrecompleto, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenidose quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciareltexto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano....