Poe Control

Conozcamos en que
consiste el
Procedimiento de

Control de
Documentos
•

Que debe incluir el
Procedimiento de

Control de
Documentos

Tiene como objetivo, la elaboración, revisión,
aprobación, modificación, distribución, archivo y
control de todos los documentos que forman el sistema
de gestión de la calidad del establecimiento.

•

Que documentos son controlados y cuáles no•

El formato, identificación y el proceso de elaboración
de un documento

•

Quienes revisan y aprueban los documentos

•

Quien aprueba los cambios, y como proceder con los
documentos obsoletos.

•

Las responsabilidades para el manejo de los diferentes
documentos

•

Deben guardarse registros de las actividades realizadas.

Veamos un ejemplo
de un procedimiento
deControl de
Documentos

TÍTULO:

Elaboración y Control de
Documentos
Emitido por:
Gerencia de Operaciones

CODIGO:
GOP P 01
Versión: 01
Inicio de vigencia:
01-10-08
Página: 1 de 1

I.
OBJETIVO:
Lograr uniformidad de estructura, estilo y terminología en la elaboración de los documentos de
calidad.
II. ALCANCE:
Esta instrucción se aplica a todos los documentos del Sistema deCalidad de la empresa.
III. RESPONSABILIDAD:
El presente documento se encuentra bajo la responsabilidad del Gerente de Operaciones.
Su aplicación en las diferentes áreas será responsabilidad de los gerentes y/o jefes de áreas.
IV. REFERENCIAS:
Para la aplicación del presente procedimiento no es necesaria la consulta específica de
referencia alguna.

V. DEFINICIONES:
Documentos:
Cualquierinformación gráfica o escrita que describa, defina, especifique, relate o certifique
actividades, requisitos, procedimientos o resultados.
Manual:
Documento en el que se recoge información general, los compromisos y la política en materia
de un tema específico.
Programa:
Documento que relaciona sistemática y objetivamente a otros documentos en materia de un
tema específico.
Procedimiento:Documento que detalla las diferentes actividades u operaciones unitarias que se desarrollan y
su relación dentro de un proceso.
Instrucción:
Documento que detalla las diferentes tareas específicas que desarrolla cada colaborador en
su puesto de trabajo.
Especificación:
Documento que establece requisitos.
Formato:
Medio sobre el cual se escriben datos o información.

VI. DESCRIPCION:6.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS:
Los documentos del sistema de calidad poseerán la siguiente estructura:
Se elaboraran en papel bond de tamaño A4, escritos por una sola cara.
ENCABEZADO
Todos los documentos del Sistema de calidad deberán llevar un encabezado, siendo opcional solo para
los formatos.
TÍTULO
Logotipo de la
empresa

Donde:

Emitido por:

CODIGO:
(código del documento)Versión:
Inicio de vigencia:
Página:

de

Titulo: Se indica el nombre específico del documento.
Emitido por: Se indica el nombre de la unidad, departamento, área o equivalente que emite el
documento.
Código: Se indica el código del documento según lo señalado en el punto 6.3 del presente
procedimiento.
Versión: Se indica el número correspondiente a la actualización del documento. Elprimer documento
elaborado lleva el número 1 y las actualizaciones se enumerarán en forma correlativa.
Inicio de vigencia: Se indica la fecha en que entra en vigencia el documento.
Página de: se indica el número de páginas y el número total de páginas separadas de la palabra “de”.

CUADRO DE REVISION Y APROBACION
Los procedimientos, instrucciones y/o formatos de registro impresos deberánllevar en la
parte inferior de la última página un cuadro de revisión y aprobación.
CARGO

NOMBRE

FIRMA

ELABORADO
POR:
REVISADO POR:
APROBADO
POR:

Donde:
Elaborado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de
la elaboración del documento.
Revisado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de la
revisión del documento....