politicasdeORFEOV1

POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL “ORFEO”

1. ACCESO A LA HERRAMIENTA DE GESTION DOCUMENTAL
Los contratistas por Prestación de Servicios, si pueden tener usuario de Orfeo, pero se suprime la opción de Archivar, y todos los documentos que elaboren deben ser enviados, al finalizar el trámite, al Centro de Correspondencia, donde se termina el proceso en Orfeo.
2. ADMINISTRACION DE CUENTASDE USUARIO DE ORFEO
a. La creación y modificación de los datos de usuarios, corresponde al funcionario designado como Administrador de Orfeo en cada dependencia, solo en los casos de traslado de un usuario de una dependencia a otra, debe ser realizado por un funcionario de Telemática, es importante tener en cuenta que para dicho procedimiento de traslado todas las carpetas del usuario Orfeodeben estar vacías y solo se permiten radicados en informados.
b. No se pueden crear usuarios con Ñ, ni con caracteres especiales.
c. Los nombres de cuentas de usuario para los funcionarios de libre nombramiento y remoción deben ser asignados con el siguiente estándar:

i) Para jefes de despacho: despacho.NombreDependencia, ejemplo despacho.dagma, despacho.hacienda
ii) Para subsecretarios osubdirectores: subsecretario.nombreSubsecretaria o subdirector.nombreSubdireccion. Ejemplos: subdirector.talento, subsecretario.ordenamiento. El campo cedula de estos Usuarios debe ser el código de la dependencia.
d.   El acceso a la bandeja de usuarios ausentes de manera temporal por fuerza mayor debe ser autorizado por el propietario de la cuenta y en casos excepcionales por el director de ladependencia.
e.  Antes de pasar la última cuenta de un contrato de prestación de servicios, el interventor o supervisor debe exigir paz y salvo documental físico y electrónico (bandeja del aplicativo).
f.    Se debe realizar el bloqueo de las cuentas de funcionarios en los siguientes casos:
i). Al finalizar el contrato de Prestación de Servicios.
ii). Cuando el funcionario Público entre en períodode vacaciones.
3. MANEJO DEL DOCUMENTO FISICO
a. Todo trámite del documento debe realizarse a través de Orfeo: reasignaciones, envios a VoBo y su respectiva revisión, un documento solo será impreso cuando esté en firme y se deba pasar para la firma.
b. Toda dependencia debe crear la Unidad de correspondencia donde reposarán los documentos físicos hasta que termine el trámite.
c. La unidad decorrespondencia será la encargada de marcar como impreso, marcar como enviado, adjuntar firmado y notificado y archivar al finalizar el trámite de las comunicaciones de salida y aquellos que no generan respuesta (invitaciones)
d. El documento físico debe pasar de ventanilla de radicación directamente al Centro de Documentación de la dependencia, y podrán ser solicitados solo en calidad depréstamo, cuando no sean legibles o por su volumen no hayan sido completamente digitalizados.
e. Las comunicaciones internas no se imprimirán, sin embargo se exigirá en formato PDF con su correspondiente firma mecánica, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, de cero papel.
4. MANEJO DE LA CUENTA POR PARTE DEL USUARIO FINAL
a. Todo Servidor que tenga la facultad de firmar documentosdebe gestionar su firma mecánica en el sistema.
b. Todo usuario es responsable de los eventos que se ocasionen desde su cuenta y deberá velar por la seguridad de su contraseña y/o accesos no autorizados que se den sobre ella.

5. PROCESOS ASOCIADOS AL MANEJO DE ORFEO
a. En adelante se incluirá en el proceso de inducción y reinducción de nuevos funcionarios, la socialización de todo el manejo deGestión Documental, y programar por lo menos 1 vez al mes, una capacitación en Orfeo, para los nuevos funcionarios incorporados, tanto Contratistas como Nombrados.
b. La tabla de Retención Documental debe mantenerse actualizada por el lider del Grupo Técnico de Archivo de cada dependencia.
6. SOPORTE TECNICO DE ORFEO

a.   El soporte técnico sobre el manejo de la herramienta se atenderá...