Prácticas Básicas De Auditoría

AUDITORÍAS
DENISE ROBITAILLE

Los
Los problemas y escollos de las auditorías internas pueden ser
evitados con un poco de pensamiento proactivo.
Como con cualquier otro proceso, para ser eficaces, necesitan
planificación, definición, implementación consistente y control. De
lo contrario, son una pérdida de tiempo y un drenaje de recursos.
La auditoría interna es uno de los elementos desu Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) que lo hacen completo. Encaja
perfectamente en el componente "verificar" del ciclo “PlanificarHacer-Verificar-Actuar" (PHVA, PDCA en idioma inglés). No se
realiza por capricho o para mantener la certificación, sino porque
es una herramienta de evaluación que constituye un indicador
confiable de la integridad del sistema y de los procesos de suorganización y de su capacidad de logra los objetivos
establecidos".

Ayudan
Ayudan a identificar problemas, riesgos, buenas prácticas y
oportunidades para servir mejor a sus clientes. La información
recolectada en auditorías bien conducidas, constituye un activo
de la empresa que por lejos compensa la inversión, modesta por
cierto, en tiempo y en capacitación. La forma en que una
organizaciónvalora y usa este activo depende parcialmente de
cómo se conducen las auditorías.
La alta dirección, por medio de un apoyo visible y la asignación
de recursos, tiene la responsabilidad primaria de asegurar la
eficacia del programa de auditorías internas.
La persona a cargo del programa de auditorías internas solicita a
la alta dirección su apoyo en el esfuerzo. A cambio de la
confianzaimplícita en este apoyo, los auditores deben hacer el
máximo esfuerzo para proporcionar información con valor que la
dirección pueda utilizar para su planificación estratégica y en
otras instancias de toma de decisiones.
Algunas recomendaciones…

Planifique sus auditorías:
Planifique
El cronograma de auditorías y las frecuencias establecidas deben
reflejar las necesidades de su organización.Poniendo cuidado a
la criticidad de las actividades, la identificación de las áreas que
tienen cambios o rotación del personal, y procesos que han
experimentado problemas o detenciones. Analice críticamente su
cronograma y modifíquelo en base a estas consideraciones.
Si tiene una línea de productos maduros en el mercado, y no se
ha incorporado personal recientemente, auditar al área decapacitación más de una vez al año podría ser redundante.
Inversamente, si maneja muchos materiales propiedad del cliente,
y sus requisitos varían significativamente, asegúrese que esas
actividades estén incorporadas con una frecuencia mayor.
Una vez establecido el cronograma, cúmplalo. No se acostumbre
a modificar las fechas, postergando las auditorías para
acomodarse las prioridades otros. Alpermitírselo, algunas
personas siempre encontrarán excusas y dará la impresión de
que las auditorías son una actividad extra que se hace solamente
si el tiempo lo permite. Esta situación devalúa el proceso y
minimiza la capacidad de la organización para obtener
información útil, en el momento oportuno.

Prepare
Prepare sus auditorías:
Tenga un plan de cada auditoría. Probablemente larazón más
importante es comunicarle a los auditados en qué área estará. Es
cuestión de cortesía. Esto ayuda a disipar la mentalidad de "caza
de brujas”, de ataque sorpresa para buscar errores, con la que se
recibe a los auditores. En lugar de ver que detectan hechos que
permiten promover la cultura de la mejora continua.
La eficiencia es otra razón para tener un plan de auditoría.
Ahorrartiempo. El auditor tiene una secuencia establecida, lo que
hace que la auditoría suceda sin complicaciones, desde el
comienzo hasta el final, a través de una serie de procesos. Una
planificación eficaz introduce un elemento atractivo al proceso de
auditoría. Minimiza las vueltas atrás y la repetición de visitas, las
que consumen mucho tiempo sin agregar valor.
Analice los documentos que...