Propuesta De conservacion Documental en un Fondo Acumulado

PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO




ANGIE KAROLY HENAO URREA
DANIELA CERON NARANJO
LUISA FERNANDA MORENO MONTOYA
JENNY CAROLINA MORALES PINEDA



INSTRUCTORA:
ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ


TECNOLOGIA EN
GESTION DOCUMENTAL



SENA
CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
ARMENIA QUINDIO
575299
2014
Contenido
INTRODUCCIÓN 3
1. MARCO DE REFERENCIA 41.1Marco conceptual 4
1.2Marco legal 4
1.2.1Normatividad 4
1.3 MARCO INSTITUCIONAL 5
2. DIAGNÓSTICO 5
2.1 INFORMACION GENERAL DEL ARCHIVO 6
2.2 CONDICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN 6
2.2.1 DETERIORO DE LA DOCUMENTACIÓN 6
2.2.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL DEPÓSITO 7
2.2.3 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN 8
2.2.4 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA 8
2.3 INSTALACIONESLOCATIVAS 8
2.4 CONDICIONES DE SEGURIDAD 9
3. PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ 9
3.1 ADMINISTRACION 10
3.1.1 Responsabilidades 10
3.2.1 RECURSOS NECESARIOS PARA PONER EN MARCHA EL PLAN 14
3.3 REGLAMENTO DEL ARCHIVO 16
3.4 Programa de contingenciay seguridad 18
2.4.1 Introducción: 18
3.4.4 Descripción del programa de contingencia 19
3.4.5 Mantenimiento del plan 22
4. CONCLUSIONES 24
5. RECOMENDACIONES 25
6. ANEXO 1 25
ANEXO 2 26


INTRODUCCIÓN
La organización ANAEDILIA CASTAÑO cuenta con un fondo documental acumulado, lo conforman los documentos producidos a lo largo de su existencia, son conservados, almacenados sin ningúncriterio archivístico. Se encuentran documentos con valores primarios (administrativos, judiciales, legales, entre otros).
El fondo documental esta un depósito y la documentación se encuentran guardaba en cajas, carpetas, tomos y algunos documentos sueltos, así mismo los documentos dentro de las carpetas están sujetos con ganchos legajadores y ganchos de cosedora, no están enumeradas las hojas y nose encuentran inventariados.
Lo primero que se detectó en la visita a las instalaciones del archivo, a través de la observación y análisis de la situación: no existe un criterio único de organización del archivo y por este motivo esta organización decide buscar personal adecuado para la organización de este fondo acumulado.
Este trabajo comprende de tres capítulos. El primer capítulo comprendelos marcos de referencia; por un lado, en el marco legal se presentan las disposiciones, leyes, decretos concernientes a la organización de fondos acumulados. Por otra parte, en el marco teórico se especifican conceptos necesarios para el manejo técnico de procesos archivísticos de organización y conservación de los documentos y por último en el marco institucional se describe la misión, visión yobjetivos de la entidad.
El segundo capítulo comprende la aplicación de los formatos de diagnóstico, se contemplan aspectos de infraestructura y de la disposición de los documentos que contiene el fondo documental acumulado. Este procedimiento se realizó para conocer la situación actual del archivo, de esta manera se reconocieron las necesidades en el tratamiento de dicha información para elproceso de organización.
En el tercer capítulo se presenta la propuesta integral de trabajo.





1. MARCO DE REFERENCIA
1.1Marco conceptual

Fondo Acumulado: los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y conservación.
La conservación del patrimonio documental no se presentasolamente en las oficinas productoras, sino que también en aquellos depósitos y espacios donde encontramos documentación producida en tiempos anteriores en ocasiones con algún tratamiento o talvez sin él; a estos depósitos se les conoce como fondos documentales o fondos documentales acumulados. La labor de organización de los fondos acumulados requiere de tres momentos; el establecimiento del...