provisiones de nomina

Provisiones de nomina.

Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se liquida y contabiliza una nómina, son las provisiones de nómina que se deben hacer.
Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se debe provisionar para pagarlos posteriormente.

Los valores que no se pagan alliquidar la nómina y que se provisionan para pagarlos en un futuro son los siguientes:
Prima de servicios
Cesantías
Intereses sobre cesantías
Vacaciones
Viáticos
Primas extralegales

Estos valores aunque se liquidan cada mes o quincena dependiendo del periodo de pago adoptado por la empresa, se pagan en las fechas que ha establecido la ley, que pueden ser cada año o cada seis meses.

En elcaso de la prima de servicios, se debe pagar a más tardar el último día de junio y en los primeros 20 días del mes de diciembre.
Las cesantías se deben pagar a comienzos del año siguiente (antes del 15 de febrero).
Los intereses sobre cesantías se deben pagar antes del 31 de enero del siguiente año.
Las vacaciones se pagan al momento en que el trabajador sale a disfrutarlas o cuando terminael contrato de trabajo sin haberlas disfrutado.
Las primas extralegales se pagan en la fecha en que se hayan pactado en el contrato de trabajo o en la convención colectiva.

Contabilización:
Las provisiones de nómina se contabilizan como un pasivo en la cuenta 2610 y su contrapartida es la correspondiente cuenta del gasto, que dependiendo del empleado puede ser la 5105 0 5205, o incluso lacuenta 72 cuando se trata de mano de obra directa en las empresas industriales.

Cada vez que se liquida la nómina, se deben calcular las diferentes provisiones de nómina como es el caso de la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre cesantías, valores que luego no coinciden con los liquidados definitivamente, por tanto es preciso proceder a realizar los ajustes pertinentes.

Lasdiferentes provisiones de nómina se calculan mensuales, quincenal o semanalmente, según sea el periodo de pago adoptado por la empresa. Una vez que se hace la liquidación definitiva del respectivo concepto, el valor liquidado casi nunca coincide con los valores provisionados y acumulados mensualmente, por lo que se hace necesario ajustar los resultados acumulados al valor real, es decir, alliquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales, por ejemplo, se hacen por lo general cada seis meses, en el caso de la prima de servicios y cada año en el caso de las cesantías.
Para efectos prácticos, desarrollaremos un ejemplo únicamente con la provisión de la prima de servicios, para después realizar algunos ajustes.
Cuando se liquida la nómina, seprovisiona por concepto de prima de servicios el 8.33% del salario base, el cual vamos a suponer de $1.000.000.

La provisión correspondiente a la prima de servicios en el caso del ejemplo será de $83.300 y su contabilización será la siguiente:

Cuenta

Debito
Crédito

510536

83.300


261020


83.300


Cada mes se realizará esta contabilización, de modo que los valores delpasivo estimado se van acumulando.
Supongamos que después de 6 meses, el valor acumulado en la cuenta 261020 es de 499.800.
Al realizar la liquidación definitiva, se pueden presentar tres situaciones. Primero; el valor liquidado y el valor acumulado de la provisión son iguales. Segundo; el valor liquidado es superior al valor acumulado de la provisión. Tercero; el valor liquidado es inferior alvalor acumulado de la provisión.
En el primer caso, por obvias razones no se requiere hacer ningún ajuste, en los dos restantes sí se requiere hacer los ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este valor es superior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó un valor inferior al real, por tanto, el excedente no provisionado...