Recepción de bienes

Garantía: es el derecho que asegura y protege contra algún riesgo o eventualidad a las personas consumidoras cuando los productos o servicios presentan fallas o defectos en su calidad o seguridad.
Activo Fijos: son aquellos bienes y derechos adquiridos con intención de que permanezcan en la empresa durante más de un año.
Activo Circulantes: son los bienes y derechos que normalmente seconvierten en efectivo dentro del ciclo de operaciones en un período menor que un año, o sea, que están en constante rotación o cambio.
Bienes Patrimoniales: propiedad que conforma el patrimonio de la Institución y que tiene la característica de no ser trasladable.
Proveedor: Persona o empresa cuya actividad económica está encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad solicitante debienes y servicios.
Unidad Solicitante: Es la figura responsable de solicitar y buscar la debida autorización para adquirir Bienes y/o Servicios dentro de la institución con el objetivo de realizar sus tareas cotidianas correspondientes a sus funciones dentro del cargo ocupacional.
Almacenista: es el encargado de llevar un control de todas las entradas y salidas de los bienes en
el almacén.Recepción: procedimiento mediante el cual el almacenista recibe un bien, verificando que el proveedor cumpla con las condiciones de entrega y según lo establecido en la orden de compra por la unidad solicitante.
Trazabilidad: procedimiento establecido para conocer la ubicación y trayectoria de un bien en particular, desde el momento que se recibe hasta su utilización y consumo.
El documento“Orden de Compra” es el documento mediante el cual se le solicita a un proveedor determinados artículos a un precio específico, aquí se establecen los términos de pago y en el se define claramente el tiempo entrega. La orden de compra se considera una autorización para el proveedor de poder entregar los artículos y presentar una factura, por lo tanto, debe presentar el original y no copia para queproceda la recepción formal por parte del Almacén.
La Unidad de Almacenes al momento de recibir las “Ordenes de Compra” debe establecer un seguimiento a los proveedores, coordinando con éste las fechas probables de
entrega a la Institución, a partir de esto podrá preparar su calendario de recepciones planificadas.
La Unidad de Almacenes, debe mantener un archivo con todas aquellas “Ordenes deCompra” en espera de recepción, emitidas por la unidad correspondiente, con el fin de informar en los casos que se retrasen los proveedores en el cumplimiento de las entregas.
Cada vez que advierta que las fechas de entrega por parte de los proveedores, no se está cumpliendo, deberá enviarse a la unidad de compras un informe con el listado de las órdenes de compras que no se han recibido, a fin deque esta unidad pueda investigar los motivos y en los casos que aplique, establecer la condición de multa para que Contabilidad pueda realizar el cálculo.
El almacenista debe verificar que se haya cumplido con el tiempo de entrega, revisando los datos en la “Orden de Compra” cada vez que se reporte un proveedor en la unidad de almacén.
El almacenista debe colocar el sello de multa en la parteposterior de la factura y la Orden de Compra, a todos los proveedores que se reporten en el almacén, marcando en la opción SI O NO para establecer en que condiciones de tiempo se realizó la entrega por parte de éste.
De incurrir el proveedor en algún retraso en la entrega, con el sello de multa éste podrá estar consciente de que se ha realizado una comunicación formal, sobre el cálculo de unasanción que será aplicada al momento de hacer efectivo el pago por la entrega de los bienes.



• Narrativa del Proceso de Recepción de Bienes en el Almacén:
1
Se presenta en la institución reportándose directamente en la unidad de Almacén con la documentación "Orden de Compra" color Blanco (Original), Factura Comercial, y Certificado de Garantía (cuando aplique), para realizar la...