recepcion

RECEPCION







NAIRA JULIETH TORREZ MOSQUERA




PRESENTADO A:






SENA
VILLAVICENCIO/META

QUE SON POLÍTICAS DE UNA ORGANIZACIÓN?
Rta: son guías para orientar la acción, son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repita una y otra vez dentro de una organización.
Son criterios generales de ejecución que auxilian allogro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN




IDENTIFICAR SUS FUNCIONES

Recepcionista:
Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
Anota enlibros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
Entrega la correspondencia recibida a lasdiferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Telefonista:
Efectúa yrecibe llamadas telefónicas.
Atiende al público en general y suministra la información requerida.
Conecta llamadas a las diferentes extensiones de la dependencia.
Registra diariamente las llamadas telefónicas nacionales e internacionales realizadas.
Reporta fallas del equipo telefónico.
Opera equipo de radio comunicación con el objeto de mantener contacto con las dependencias.
Opera equipode intercomunicadores y/o altavoces para suministrar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afán que le sea asignada.

Aux. Administrativo:
Preparary organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.
Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos
Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de los proyectos.
Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes.
Apoyar los trámites administrativos querequiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.
Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y
Establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Colaborar en laelaboración del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones
Apoyar en las interventorías a realizarse con los diferentes convenios o contratos
Reservas:
Venta correcta de las habitaciones, Control de las ventas realizadas, Atender a la correspondencia, Contratar servicios, Archivar la documentación.
Controla y coordina todas las reservaciones
Mantiene el control sobre la exactitud de lainformación dada por los agentes de reservas
Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.
Mantiene relaciones cordiales con los suplidores
Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
Asegura que la base de datos del...