REDACCION DEL ACTA NOTARIAL Y EL PROTOCOLO

REDACCION DEL ACTA NOTARIAL Y EL
PROTOCOLO
Antes de escribir sobre la Redacción del acta Notarial me gustaría copiar
textualmente la Resolución del Congreso Nacional número 4601, ya que
cuando estamos en los talleres de las Jornadas Notariales que realiza el
colegio Dominicano de Notarios, hemos visto el desconocimiento que
existe entre nosotros los notarios en la República Dominicana, enrelación con el uso del Escudo en los actos Escritura Pública
o
Auténtico, veamos lo que nos dice:
La Suprema Corte de Justicia, invita al cumplimiento de la Resolución
del Congreso Nacional No. 4601, del 5 de junio de 1905, que "Prohíbe y
sanciona el uso indebido del Escudo Nacional en los papeles que no sean
altos funcionarios de la Nación".
Se debe aclarar que los Notarios Públicospueden, en sus originales y
copias, utilizar papel timbrado con el Escudo Nacional en los
documentos profesionales que redactan, pero sin llegar al extremo de
extender esa práctica a sus tarjetas y papeles personales. Espero que
este humilde artículo sobre la redacción del Acta Notarial en la escritura
auténtica venga a aclarar de una vez por toda, la confusión que existe
entre nuestros hermanosnotarios.
Empezamos definiendo el Documento auténtico es aquel que es
autorizado por un oficial público que da fe del mismo por tener tal
autoridad en virtud de la ley y que por lo tanto se basta a sí mismo
como medio de prueba que debe de ser creído hasta inscripción en
falsedad. Los documentos a los cuales nos referiremos serán a aquellos
documentos auténticos que son emitidos por losoficiales públicos
denominados notarios y que reciben los nombres de actas notariales.
Esta acta según los artículos 545 y 557 del código de procedimiento
civil, cuando ha sido emitida cumpliendo todos los requisitos y
formalidades que establece la ley para cada caso, constituye un título
ejecutorio que obliga a los representantes del ministerio público y de la
fuerza pública a prestar suconcurso para la ejecución de lo que en
dicho documento se establece.
Esta fuerza reside en las primeras
copias de las actas que contengan obligación de pagar. Así como
también en la segundas o ulteriores copias que se emitan en sustitución
de las primeras.

CONCEPTO DE PROTOCOLO NOTARIAL
El Protocolo Notarial es el conjunto orgánico e integral de los
Instrumentos Públicos recibidos yautorizados por el Notario en cada año
nominal de su ejercicio ministerial conservado en archivo perpetuo a su
único resguardo y absoluta responsabilidad.
Constituye la colección de las escrituras matrices originarias extendidas
durante el 1ro. de Enero y el 31 de Diciembre de cada año, ordenadas
cronológicamente, numeradas en forma ascendente y debidamente
foliadas en cada una de sus fojas con susadicciones y anexos, y que
custodia bajo supervisión oficial, conjuntamente con los documentos
relacionados al contenido de cada una de ellas.
El vocablo protocolo, que en el latín es “protocollum”, proviene del
prefijo griego “protos”, que quiere decir "primero”; y, de la raíz latina
“collum”, que significa "cotejo con el original". La conjugación de estos
dos significados es cónsona con elpropósito actual del Derecho Notarial
y en particular del Notariado Latino; puesto que la conservación y
guarda de las matrices originarias de los Instrumentos Públicos permite
a los otorgantes, terceros afectados y demás asociados, comprobar y
comparar tanto sus elementos de validez como su contenido.
Aunque esta acepción se puede relacionar en cierta forma con su
etimología, no obedece asu tradición histórica, pues, antes del siglo XVI
en Castilla, cuando se introduce realmente el protocolo con los
instrumentos originales, los libros notariales son simples registros; vale
decir, la colección ordenada de los documentos que el Notario debía
retener por necesidad del oficio.
Estos registros no contenían la
escritura original ni la “completio” del notario, recibo o factura...