Rediseño de procesos
Páginas: 5 (1013 palabras)
Publicado: 20 de enero de 2010
REDISEÑO DE PROCESOS
El rediseño y mejora de procesos busca satisfacer mejor los requisitos de los clientes. Por ello, el rediseño de un proceso debe garantizar que la transformación del input en output se hace de forma mejor, más rápida o más económica. Los tres elementos principales de un sistema bien diseñado son la eficacia o efectividad, la eficiencia y la flexibilidad; guardando eladecuado equilibrio entre ellos se obtendrán resultados óptimos del proceso. La eficiencia viene determinada por la mínima utilización de recursos posibles, la flexibilidad por la capacidad de adaptación (cada vez más importante) y la eficacia mide la capacidad del proceso de producir el resultado deseado. Los tres tipos de rediseño de procesos que se puede acometer son: mejora en costes; mayorcompetitividad, llegando a ser el mejor de un grupo de referencia y la de innovación radical, definiendo una nueva forma de operar. En todo caso se trata de replantear desde una “base cero” cómo se hacen las cosas
Características
• Descripción de procesos
• Actuación en procesos clave
• Análisis del valor de cada fase del proceso
• Medición de resultados esperados
Beneficios• Mejora la competitividad
• Reduccion de tiempos de espera
• Mejora la cadena de valor
• Mejora de la competitividad
10 Pasos para el Rediseño de un Proceso
1. Elegir el proceso a rediseñar.
Para ello tener en cuenta los Factores Críticos de Éxito de la Organización o Area a la que pertenece el proceso. Es decir, se trata de identificar aquel proceso cuya mejora(debido a su desempeño actual) afectará de manera significativa la performance del área o de la compañía.
2. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso.
El grupo que trabaje en la reingeniería del proceso debe responder la siguiente pregunta:
¿Qué debería suceder para que estemos de acuerdo en que el proceso está funcionando de manera óptima?
Se trata de hacerseuna imagen mental del resultado que se pretende alcanzar:
¿Es este el resultado que queremos crear?
Siempre que pueda, asigne números reales a los objetivos. Es más fácil organizar las acciones cuando sabe que el resultado deseado es $2 millones que cuando es “mejorar las ventas”.
¿Ha cuantificado el objetivo lo más posible?
Consensuar con los directamente involucrados, tanto“proveedores” como “clientes” internos (y/o externos) del proceso, será clave para el éxito de la reingeniería.
3. Relevar Situación Actual
Recolectar la mayor cantidad de evidencia objetiva (datos) e indicadores que proporcionen una imagen clara del desempeño actual del proceso.
4. Escribir un Diagrama de flujo del Proceso Actual
Paso a paso, sin omitir nada importante, hacer el flujograma decómo funciona el proceso actual. Para ello conviene tener presente algunas preguntas claves, entre ellas:
• ¿Qué es lo primero que ocurre?
• ¿Qué es lo siguiente que ocurre?
• ¿Qué es lo último que ocurre?
• ¿De dónde viene el (Servicio, Material)?
• ¿Cómo el (Servicio, Material, Información) llega al proceso?
• ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)?
•¿Qué pasa si la decisión es “Sí”?
• ¿Qué pasa si la decisión es “No”?
• ¿A dónde va el (Producto, Servicio, Información) de esta operación?
• ¿Qué revisiones / verificaciones se realizan en el “producto” en cada parte del proceso?
• ¿Qué pasa si la revisión / verificación no cumple con los requisitos?
5. Rediseñar el Proceso
Una vez que se tiene la foto actual de cómo operael proceso (situación actual), se trata de contrastarla con la condición requerida a fin de identificar los GAPS (brechas) que pudieran presentarse.
Es en esta etapa donde conviene preguntarse por qué las cosas se hacen de esa forma y si existe alguna forma más efectiva de hacerlas.
Aquí también conviene responderse algunas preguntas disparadoras de la reflexión, entre las más...
El rediseño y mejora de procesos busca satisfacer mejor los requisitos de los clientes. Por ello, el rediseño de un proceso debe garantizar que la transformación del input en output se hace de forma mejor, más rápida o más económica. Los tres elementos principales de un sistema bien diseñado son la eficacia o efectividad, la eficiencia y la flexibilidad; guardando eladecuado equilibrio entre ellos se obtendrán resultados óptimos del proceso. La eficiencia viene determinada por la mínima utilización de recursos posibles, la flexibilidad por la capacidad de adaptación (cada vez más importante) y la eficacia mide la capacidad del proceso de producir el resultado deseado. Los tres tipos de rediseño de procesos que se puede acometer son: mejora en costes; mayorcompetitividad, llegando a ser el mejor de un grupo de referencia y la de innovación radical, definiendo una nueva forma de operar. En todo caso se trata de replantear desde una “base cero” cómo se hacen las cosas
Características
• Descripción de procesos
• Actuación en procesos clave
• Análisis del valor de cada fase del proceso
• Medición de resultados esperados
Beneficios• Mejora la competitividad
• Reduccion de tiempos de espera
• Mejora la cadena de valor
• Mejora de la competitividad
10 Pasos para el Rediseño de un Proceso
1. Elegir el proceso a rediseñar.
Para ello tener en cuenta los Factores Críticos de Éxito de la Organización o Area a la que pertenece el proceso. Es decir, se trata de identificar aquel proceso cuya mejora(debido a su desempeño actual) afectará de manera significativa la performance del área o de la compañía.
2. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso.
El grupo que trabaje en la reingeniería del proceso debe responder la siguiente pregunta:
¿Qué debería suceder para que estemos de acuerdo en que el proceso está funcionando de manera óptima?
Se trata de hacerseuna imagen mental del resultado que se pretende alcanzar:
¿Es este el resultado que queremos crear?
Siempre que pueda, asigne números reales a los objetivos. Es más fácil organizar las acciones cuando sabe que el resultado deseado es $2 millones que cuando es “mejorar las ventas”.
¿Ha cuantificado el objetivo lo más posible?
Consensuar con los directamente involucrados, tanto“proveedores” como “clientes” internos (y/o externos) del proceso, será clave para el éxito de la reingeniería.
3. Relevar Situación Actual
Recolectar la mayor cantidad de evidencia objetiva (datos) e indicadores que proporcionen una imagen clara del desempeño actual del proceso.
4. Escribir un Diagrama de flujo del Proceso Actual
Paso a paso, sin omitir nada importante, hacer el flujograma decómo funciona el proceso actual. Para ello conviene tener presente algunas preguntas claves, entre ellas:
• ¿Qué es lo primero que ocurre?
• ¿Qué es lo siguiente que ocurre?
• ¿Qué es lo último que ocurre?
• ¿De dónde viene el (Servicio, Material)?
• ¿Cómo el (Servicio, Material, Información) llega al proceso?
• ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)?
•¿Qué pasa si la decisión es “Sí”?
• ¿Qué pasa si la decisión es “No”?
• ¿A dónde va el (Producto, Servicio, Información) de esta operación?
• ¿Qué revisiones / verificaciones se realizan en el “producto” en cada parte del proceso?
• ¿Qué pasa si la revisión / verificación no cumple con los requisitos?
5. Rediseñar el Proceso
Una vez que se tiene la foto actual de cómo operael proceso (situación actual), se trata de contrastarla con la condición requerida a fin de identificar los GAPS (brechas) que pudieran presentarse.
Es en esta etapa donde conviene preguntarse por qué las cosas se hacen de esa forma y si existe alguna forma más efectiva de hacerlas.
Aquí también conviene responderse algunas preguntas disparadoras de la reflexión, entre las más...
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