Registros y Controles

REGISTROS

“Es el ordenamiento de información recopilada, donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución.”

“Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico esasignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.”
Son datos con información debidamente ordenados donde quedan plasmados los resultados de las acciones de una entidad.

REGISTRO RECORD

“Recopilación de información relativa a un área de actividad, en un sistema de procesos de datos.”

Un registro o record sirve para agrupar distinto tipo de datos pero que deben estar juntos. Porejemplo los datos de una persona.

INFORMACIÓN

“Recopilación de datos relava a un área de actividad, en un sistema de procesos de datos.”

“Información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.”

La información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensajesobre un fenómeno. La información permite resolver problemas y tomar decisiones.

CONTROL

“El control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. el control es un mecanismo que permitecorregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores diversos.”

“La palabra control tiene muchasconnotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede se entendida:

* La función administrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con la planeación, organización y dirección y lo que la precede.

* Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresapara acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquierdesvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.

* Comprobar o verificar

* Regula”

“El control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites dela estructura organizacional.”

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO

* Los controles deben ser sencillos, fáciles de comprender.
* Los controles deben de adaptarse a la forma de organización.
* Los controles han de registrar las desviaciones con prontitud.
* Los controlesdeben ser apropiados para la actividad a controlar.
* Los controles deben adaptarse a las situaciones cambiantes.
* Los controles deben ser convenientes desde el punto de vista económico.
* Los controles deben señalar el camino para aplicar una acción correctiva.
PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL

Con respecto a la función administrativa del control, han sido planteadas por algunas...