RESUMEN DE SISTEME CONTABLE

SISTEMAS CONTABLES
TRABAJO NO. II

1. RESUMEN CAPITULO 10 DEL LIBRO SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Formularios y Registros de Contabilidad.

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.

Importancia de controlar los formularios.

Existen algunas señales que indican lanecesidad de implantar el control de los formularios, estas son las siguientes:

Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
Omisión de detalles importantes para procesar la información.
Falta de pre numeración
Formulario con espacios reducidos o inadecuados
Errores en el llenado de los formularios, debido a malaexplicación de los campos
Formularios no codificados
Poca estética en el diseño de las formas
Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Veamos las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada uno de ellas.

Área de efectivo: Elmanejo de efectivo requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas.
Estas se clasifican en dos tipos que son: los ingresos de efectivo constituidos por los montos que recibe la empresa como resultado de sus operaciones y los egresos de efectivo constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios.
Entre losformularios comúnmente más utilizados están:
Vales de caja
Recibos de caja chica
Reposición de fondo fijo
Orden de pago
Arqueo de fondos fijos
Planillas de depósitos
Avisos de cheques devueltos
Movimientos diario de caja

Área de Compras e Inventarios: la empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios. Los objetivos del sistemade control para los formularios de compra e inventarios, deben ser los siguientes:

Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los principales formulariosaplicables para las compras y manejo de inventario, son los siguientes:
Requisición de materiales
Órdenes de compra
Entradas de almacén
Salidas de almacén
Tarjeta de inventario
Notas de entrega de mercancía

Área de personal: Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, educación, evaluación y todas las actividades relacionadas.
El proceso de manejo y control depersonal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de formularios:

Solicitud de empleo
Ficha del trabajador
Recibo de pago
Planificación de vacaciones
Contrato de trabajo
Evaluación del personal
Requisición de personal
Liquidación de prestaciones
Control de asistencia
Tarjeta de tiempo.

Área de distribución y comercialización: Esta está relacionada con todo el proceso deventas.
Los formularios más utilizados en esta área son los siguientes:
Nota de entrega de mercancía
Factura
Orden de pedido
Transferencia entre almacenes
Cotizaciones
Reportes de vendedores
Arqueo de facturas
Características de los formularios:
Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere desenado de acuerdo con las necesidades de cadanegocio. Se debe tener presente en todo momento, que el deseno de un formulario debe responde a la utilidad que se preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas que debe tener todo funcionario son las siguientes:
Sencillez en su diseño
Cada formulario debe estar desenado para un procedimiento especifico
El orden en el cual solicita la información, debe ser...