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CARACTERÍSTICAS
Las reuniones de trabajo son una herramienta
utilizada
para elaborar
planes,
diseñar
estrategias, evaluar desempeños, fomentar la
participación de los empleados.
Una reunión puede definirse como el “evento enque dos o más personas se juntan para
discutir un tópico predeterminado tal como la
planificación de un evento de negocios,
evento de la comunidad, etc. normalmente de
manera formal”.
Se realiza para cumplir una meta de un grupo de
personas, tomar decisiones, y tomar acciones,
compartir información, identificar, desarrollar
o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo
u organización en el logro deuna meta.

HORARIO
Expertos en el tema afirman que las mejores
horas para realizar reuniones son las 9:00a.m.
(antes de comenzar el día) y 3:00 p.m.
(después del almuerzo).
Las reuniones sólo deben realizarse si realmente
son necesarias. Debemos tratar los temas que
son del interés de todos primero y luego los
que son más particulares, esto es para que las
personas que no se les requiere estaren la
reunión completa puedan retornar a sus
puestos de trabajo.

HORARIO
Si la reunión normalmente se alarga, seguir los
siguientes pasos para corregirlo:
1. Planificar la agenda cuidadosamente.
2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de
reunión.
3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se
debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).
4. Evaluar el proceso de reunión al final dela misma.
El tiempo de reunión puede ser acortado si se
asigna la obtención de información o la revisión de
documentos previo a que sea realizada.

OBJETIVO
El objetivo de las reuniones varía dependiendo
del tipo de reunión convocada.
Reuniones para informar:
Reuniones para informarse:
Reuniones para debate público:
Reuniones para desarrollo del personal:
Reuniones para solucionar un problema:PARTICIPANTES
A mayor cantidad de participantes, aumenta la
duración de las reuniones y se reduce su
efectividad.
Mantener el número en límites razonables: no
más de diez en reuniones que demanden alta
interacción como es el caso de las destinadas a
solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 ó
20 en las de formación de personal y desbordar
esos límites en las meramente informativas.
El principioes mantener el tope al mínimo
posible. Las cifras pequeñas potencian la
interacción y permiten llegar con más rapidez a
un clima de trabajo en grupo (además son más
baratas). Las cifras grandes (más de 20)
obligan a seguir métodos parlamentarios con lo
que la participación se reduce.

PARTICIPANTES
ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR:
Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia)
Los que estáninteresados (líder, cliente, gerente de
proyecto, interesados en general)
Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar,
autoridad para implementar)

ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR

AGENDA
Siempre debemos tener en mente que las
reuniones son actividades costosas si no llegan
a ser efectivas, esto implica que las mismas
deben de enfocarse como todas las demás
actividades importantes de la empresa.
Unaagenda debe contener: lugar de reunión,
qué deberán llevar los asistentes, se debe leer
previo a la misma, los puntos que serán
cubiertos, fecha y hora en que será realizada,
lista de participantes y duración de la misma.
Si la agenda no pudo entregarse con
anticipación se puede distribuir al comienzo de
la reunión y también se les puede preguntar a
los participantes si desean incluir algún temaadicional.

AGENDA
Si tenemos invitados que no ven nuestra reunión como
una prioridad se sugiere el asignarles algún tema de la
agenda e incluso el que lleven alguna información a la
reunión sobre uno de los primeros temas a tratar (se
recomienda
invitar
solamente
a
las
personas
directamente envueltas en el logro de la meta que se
desea alcanzar en la reunión).
Cuando se ha planificado una...