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ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE LA BANCA

A) INGRESO DE CAJA
Es un documento probatorio de uso interno que justifica y documenta la entrada de dinero en caja en aquellos casos en que no existe otro documento que respalda la operación.

Finalidad:
Se utiliza en los siguientes casos:
a) Diferencias en el saldo de caja, afavor.
b) Cheques emitidos por la empresa en pago de deudas (ficción).
c) Retiros de dineros de la cuenta bancaria (cajero automático).

Todos los comprobantes de ingresos deben ser numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingresos de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de Programa de caja o Proyecto y la segundacopia será entregada del depositante en ese instante.

La persona encargada de recibir los depósitos bancarios debe edificar los datos de la papeleta de depósito y firmar en señal de haber recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella.
Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional.

No se aceptan cheques posfechados.

Todo cheque ingresado por cajadebe estar cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a que cuenta será depositado, de que banco y el nombre del titular de la cuenta.

No se permitirá al cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el director ejecutivo.












B) EGRESOS DE CAJA

Es de efecto contrario al anterior ya que serealiza para documentar una salida de dinero de caja de la cual no se tiene comprobante alguno. Es un documento probatorio y se contabiliza. Forma parte de los comprobantes de caja.

Se emiten en los siguientes casos:
a) Diferencias en el saldo de caja, en contra.
b) Pequeñas compras sindocumentación que la respalde (timbres profesionales o notariales, sellados, etc.)
c) Llamadas telefónicas realizadas fuera de la empresa.
d) Gastos de propinas, compra de periódicos, etc.


Todos los fondos ingresados a caja por cualquier concepto deben ser depositados en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación.

Las copias de las papeletas de deposito con el sellodel recibidor del banco, deben ser entregados el mismo día del deposito al cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de fondos.

Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuaran en los siguientes casos:

1. Las facturas, notas de venta y comprobantes de liquidación decompras y prestación de servicios presentados por los proveedores. la documentación correspondiente al pago de proveedores debe ser entregado al departamento de contabilidad al día siguiente para su registro y archivo correspondiente.
2. La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a materiales, útiles de oficina, aseo, entre otros, que estén debidamente autorizados.3. Las reposiciones o reembolso de los gastos de viaje en el país o fuera del y los gastos de representación que sean autorizados debidamente por el director ejecutivo.
4. Las reposiciones del fondo de caja chica; el cajero adjuntara la planilla de liquidación y reposición del fondo de caja chica sustentada con los documentos de gastos.
5. Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos,agua, retenciones fiscales, tributos, impuestos municipales, entre otros, serán cancelados en las fechas de su vencimiento.




C) CIERRE DE CAJA:

• El cajero debe registrar todos los movimientos de caja efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se establecerá el saldo de caja.

• El cierre de caja...