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SISTEMA ALFABETICO
La ordenación alfabética delos documentos y expedientes en base del sistema alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes, oficinas pequeñas como en el hogar.
El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de los documento.
Este sistema denomina unidad dearchivo a cada una de las partes en el que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
El archivo alfabético es popular por 3 razones k son:
1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados “el alfabeto”
2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.
3. Esflexible para sistemas grandes o pequeños, porque crea cualquier número de divisiones.








ORGANIZACIÓN
Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y mayor parte, estos son los elementos comunes:
*Guías principales
*Guías secundarias o auxiliares
*Guía especial auxiliar
*Expediente individuales
*Expediente misceláneoGuías secundarias: son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido solamente de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica que todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales
Guías auxiliares: Estas sirven para auxiliar a la guíaprincipal dentro de una gaveta de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la “A” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “AD”, se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esta se crea una subdivisión.
Expedientes individuales: Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se recibencinco documentos referentes a un corresponsal o un tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía los documentos dentro del expediente individual están ordenadas cronológicamente con la última fecha al frente de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

Expediente misceláneo: La colocación y manejo del expedientemisceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de las oficinas:
1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevara el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyo documentos no necesitan un expediente individual.
2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta yllevara un encabezamiento doble que incluye de que la letra están ahí documentos colocados, por ejemplo:
A-Z; A-L; A-P.












PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de su expediente rápido y eficazmente.Seguir los siguientes pasos:
1.- preparación: los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre esta, si se utiliza una repisa o una bandeja para archivar, esta se fija al costado y se colocan los documentos en ella.
2.- localización de la guía: se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante
3.- localización del expediente individual: las cejillas de los expedientesindividuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente.
4.- localización del expediente misceláneo: Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guardan en el documento: todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en el orden adecuado....