Tarea De Tics

AGUIRRE DE REGULES LUIS FERNANDO 2.O
CAPITULO 5. SISTEMA ALFABÉTICO. CUESTIONARIO.
1.- ¿Cuales son las razones por las que el archivo alfabético sea popular?
Está basado en el sistema alfabético, es directo, los archivos pueden ser localizados y archivados inmediatamente y es flexible para sistemas grandes o pequeños, por que se pueden crear cualquier número de división.
2.- ¿Qué es unaguía principal y donde se coloca?
Son aquellas que dividen en secciones alfabéticas importantes el archivo, están en el extremo izquierdo, o también pueden estar relacionadas de izquierda a derecha
3.- ¿Cuando se utilizara una guía especial?
Después de una guía secundaria, para subdividir esa sección y destacar nombres importantes, según el giro o por empleo muy frecuente o ambas cosas.
4.-¿Donde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos?
Solo se hacen estos expedientes hasta que no se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal en tema en particular. Están ordenados cronológicamente, con la ultima fecha al frente, así se localiza más fácil.
5.- ¿Como se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales?
Cronológicamente, con la últimafecha al frente, así se hace más fácil su localización.
6.- ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de archivo?
Se colocan como encabezador o titulo de la guía de esa sección.
7.- ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes misceláneos?
Alfabéticamente, fijándose en la 2da o 3ra letra. Si hay más de un documento del mismo se ordena cronológicamente.
8.-Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas alfabéticas.
Preparación: los documentos se llevan a una gaveta, se abre y utiliza una repisa o bandeja, debe estar a un costado.
Localización de la guía: se selecciona lo adecuado y se mueve hacia adelante.
Localización de expediente individual: la cejilla de los expedientes individuales con sus membretes detrás delas guías se examina cuidadosamente.
Localización del expediente misceláneo: se corren hacia adelante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento.
ESTUDIO DE CASOS
Caso #1
a) No.
b) No.
c) Utilizar los expedientes misceláneos, ya que con estos sería más fácil la localización del documento que sea necesario.
Caso #2
a) Si.
b) Porqueen ese caso no es necesario hacer expedientes individuales.
Caso #3
a) No, aunque puede que tenga algo de razón.
b) Le diríamos que consiguiera una bandeja de archivo, ya que esta le facilitaría el trabajo en ese tipo de situaciones.
Caso #4
a) Si.
b) Con un expediente misceláneo acomodando cada cosa como sea correctamente.
c) Uno que diga cartas, otros catálogos y losúltimos documentos de publicidad.

CAPITULO 6. SISTEMA NUMERICO. CUESTIONARIO.
1.- ¿Por qué a este sistema se le llama numérico?
Porque consisten en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código.
2.- ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?
Indirecto, que primero se requiere buscar en un catalogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizarrápidamente el documento.
3.- ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué?
Si.
Porque estos serían subdivisiones.
4.- ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales?
1.- en posición escalonada de izquierda a derecha
2.- en las posiciones 1ra y 2da y todos los membretes de los expedientes en la 3ra o 4ta posición.
3.- en el centrosolamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda en dos posiciones a la derecha.
5.- ¿Cuándo se le asigna un número a un corresponsal?
Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se subdividen y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente, llevara el mismo encabezamiento con un número auxiliar.
6.- ¿Cómo se pueden colocar u organizar las...