Trabajos Practicos

TRABAJO PRACTICO DE DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

Tema: Formularios y Registros de Contabilidad

Integrantes:
Emilce Moragas
Luis Enrique Ramírez
Gloria Vázquez
3er. Curso Ciencias Contables
Turno Noche – 2.013

DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES
UNIDAD IX
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Concepto: Formulario es un documento impreso que transmite información específica deuna persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información. El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar lainformación. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.


*IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Los formularios son instrumentos llamados a cubrir la demanda de información, a todos los niveles de la estructura organizativa, por cuanto son el medio expedito para larecolección de los datos, debido a la facilidad con que circulan por la misma y afectan a todos los sistemas que interactúan en ella.
Los formularios son parte esencial de cualquier organización, surgen desde el mismo momento en que se inicia sus operaciones, durante toda su existencia y hasta el final.
  Por otra parte es importante el diseño, desarrollo y la utilización de los formularios dentrode las organizaciones, no es menos cierto que los mismos requieren ser administrados con criterios de alta racionalidad y que esa administración lleve consigo la necesidad de un control permanente, dentro de un contenido integral en la utilización de los recursos disponibles en la organización, porque de lo contrario, la producción y la acumulación desmedida de papeles, llámense éstos:Formularios, Registros, Reportes, Correspondencia, etc., en vez de informar y simplificar los procesos crearan un efecto contrario al distorsionar y complicar lo que se desea informar.
En conclusión podemos decir que los formularios juegan un papel importante en el mundo de los negocios y en general en cualquier organización, por muy pequeña que esta sea, debido a que en todo momento de su existencia seestán generando actividades y transacciones que deben ser traducidas en información, siendo el formulario el depositario de la misma, por lo que al diseñar un formulario, se debe tomar en cuenta una serie de normas, que nos ayudarán en la obtención de los objetivos previstos.
*Sistemas de control de formularios
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones deoficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.



*Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formulariospara aumentar la eficiencia y disminuir los errores.
Nivel de organización: El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quiendecide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios: En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos...