Transfer documentos

Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos
Universidad Pública de Navarra

A105 NArchivo General

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

1.1

OBJETO

1.1.1

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades
productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con
carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad.
La transferenciatiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican
a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los
documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su
valor administrativo.

1.1.2

El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras viene
fijado por la Comisión de Archivo, sobre la base del análisis de cada una de
lasseries documentales que produce la Universidad. Se persigue así adecuar al
máximo dicho plazo a las necesidades de la unidad, en función de las
especiales características de cada serie (volumen anual que genera, frecuencia
de uso, espacio disponible, procedimiento que rige la producción documental).
Conscientes del lapso de tiempo que transcurrirá hasta que la Comisión de
Archivo complete demanera exhaustiva la determinación de los plazos de
conservación de la totalidad de la documentación producida por todas las
unidades de la Universidad -salvo excepciones autorizadas por el Archivo
General-, se ha establecido un plazo general de permanencia en las oficinas
de documentos con una antigüedad inferior a los dos años o dos cursos
académicos completos. Conforme la documentación vayasuperando esa
antigüedad, será objeto de transferencia en la fecha establecida en el
calendario, en la forma que especifica más adelante esta norma.

1.1.3

La transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de
custodia, pero en ningún caso la operación de transferencia implica el traslado
de la propiedad o de responsabilidad de gestión derivada del procedimiento
administrativo desde launidad productora hacia el Archivo General en
relación con los documentos transferidos. Cada unidad mantiene dicha
propiedad y responsabilidad hasta el momento en que prescribe su valor
administrativo, o dicho de otro modo, cuando los documentos adquieren valor
histórico o ante la ausencia de éste, se procede a su eliminación, de acuerdo
con lo que haya establecido para cada serie documental laComisión de
Archivo.

1.1.4

La plena responsabilidad sobre los documentos llegados al estadio final, o de
conservación definitiva, corresponde exclusivamente al Archivo General.

1.2

INSTRUMENTOS Y MÉTODO

1.2.1

El calendario de transferencias

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A105 NArchivo General

Al inicio de cada año natural el Responsable delArchivo General remite a
todas las unidades el calendario de transferencias previsto para dicho período.
Cada unidad tiene asignada una semana a lo largo de la cual debe hacer
efectiva la transferencia de los documentos. En caso de que la unidad no
pueda cumplir con ese compromiso, deberá comunicarlo al Archivo General.
En tal caso, la transferencia no podrá demorarse más allá del mes dediciembre
del año que se trate, en el momento que asigne el Responsable del Archivo
General.
Con carácter general, la fecha de transferencia anual se establece por mutuo
acuerdo entre el Responsable de cada unidad y el Responsable del Archivo
General, de modo que la operación de transferencia interfiera lo mínimo
posible en el desarrollo de las actividades habituales de la unidad productora.
Generalmentela operación coincide con las épocas valle de la unidad de
origen.
1.2.2

El proceso de transferencia de documentos
El proceso de transferencia de documentos se realiza de acuerdo con los
siguientes pasos:
Paso 1: Aviso
El proceso se inicia con un aviso por parte del personal del Archivo
General al coordinador de archivo de la unidad que va a transferir
documentos, con dos semanas de antelación...