Una aproximacion

recopilación de datos.

concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultaninoperantes.
Requisitos básicos que deben reunir los datos.
Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad, eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:
1) Específicos.
2) Completos
3) Correctos.
4) Congruentes.
5) Susceptibles de validarse
Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, teniendo siempre presente elobjetivo del estudio, y proceder continuamente a su reversión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
Actitud del grupo responsable de la recopilación.
La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del personal destinado al estudio.
En la etapa de recopilación de datos, en especial, es recomendable que los investigadores oanalistas adopten una conducta amable y discreta fin de procurarse una imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa de la fuerza de trabajo.
Con el fin de evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta función, se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento o hacer promesasque no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de estudio en forma objetiva.
Técnicas de recopilación de datos.
La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en función de las características del estudio que se pretenda realizar.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de lassiguientes técnicas: investigación documental, consulta a sistemas de información, entrevista y cuestionarios;, a saber:

Investigación documental.
Se deben seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados a estudio, para lo cual se deben revisar: bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y toda aquelladocumentación que pueda aportar información relevante a la investigación.
Consulta de sistemas de información.
es necesario tener acceso a sistemas computacionales que contengan información y recursos de apoyo para allegarse información, lo que permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes o vía satélite.
Entrevista.
Esta herramienta consistebásicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
La entrevista puede agrupar a directivos yempleados de una misa área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
* Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista que contenga losprincipales puntos que se desea captar, para que al término de la misma, pueda verificarse si se ha obtenido la información prevista.
* Establecer anticipadamente la distribución del trabajo asignando responsabilidades y determinando las áreas a investigar.
* Concretar previamente la cita con la idea de que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información con el...