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Proyectos de mejora organizativa en la
Administración Pública
Koldo Echebarría Ariznabarreta

1. La gestión por proyectos aplicada al cambio organizativo
En el mundo de las ideas la palabra proyecto se asocia a la puesta en práctica
de nuevos desarrollos y emprendimientos de diferente naturaleza. Es una
palabra que conlleva una gran fuerza expresiva, que conlleva la concentración
deenergías en una tarea dirigida a transformar la realidad. Desde este punto
de partida puede entenderse la aplicación de la gestión por proyectos al cambio
organizativo.
Un proyecto puede definirse como una actividad que se lleva a cabo:
• con un objetivo claramente definido;
• durante un período de tiempo determinado;
• con unos recursos establecidos de antemano;
• utilizando una metodologíaespecífica.
Los cuatro elementos deben estar reunidos para hablar de un proyecto. Las
cuatro palabras clave son: objetivo, tiempo, recursos y método de trabajo. Un
proyecto es, por tanto, una forma de trabajar que se encuentra limitada en el
tiempo, está separada de otras actividades, se lleva a cabo de una forma específica y persigue un objetivo concreto.
El proyecto es, por definición, unaunidad de gestión temporal. Es propio del proyecto que se establece, empieza, ejecuta, concluye y desaparece. El propósito del
proyecto como estructura de gestión es ser capaz de planificar, controlar y eva-

R E V I S TA VA L E N C I A N A D ’ E S T U D I S A U T O N Ò M I C S

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SEGUNDO TRIMES TRE DE 1998

luar una actividad. El proyecto permite, al mismo tiempo, másflexibilidad y
direccionalidad en la asignación de los recursos que una organización línea establecida establemente; también por su temporalidad y singularidad, el proyecto
permite reunir recursos de diferentes partes de la organización. En otras palabras, mediante la utilización del proyecto podemos conseguir lo siguiente:
• una división de funciones y responsabilidades ordenada a realizar unatarea
específica;
• un proceso de toma de decisiones diferente y simplificado;
• un mecanismo de coordinación adaptado a una tarea especial;
• una forma de trabajar a través de las fronteras de unidades y departamentos.
La gestión de un proyecto supone la realización de un trabajo para el que no hay
un método perfectamente predeterminado de antemano. Una ventaja de la gestión por proyectoses que en cualquier coyuntura, la energía puede reunirse y
concentrarse en nuevas tareas. A pesar de que el proyecto está separado de las
funciones ordinarias, depende fuertemente de ellas. Personas competentes de
diferentes unidades trabajan juntas y aprovechan las sinergias entre ellas. Ello
supone que el todo es más que la suma de las partes.
El trabajo por proyectos se ha extendidoampliamente en las organizaciones en
los últimos años. Una razón fundamental es su flexibilidad para reunir recursos,
para alcanzar un objetivo en un período limitado de tiempo. Entre las aplicaciones más frecuentes de la lógica de proyectos está la puesta en práctica de
cambios organizativos. El proyecto ofrece las siguientes ventajas en estos casos:
• en primer lugar, permite descomponer lacomplejidad del cambio, en tareas y
actividades tangibles sobre las que se pueden definir períodos definidos y responsables directos;
• en segundo lugar, para el patrocinador del cambio, la gestión por proyectos
permite mejorar la cooperación y la coordinación en el seno de la organización.
El proyecto legitima el trabajo conjunto de las distintas partes de la organización afectadas por el cambio yque deben contribuir al mismo;
• en tercer lugar, el proyecto puede ser útil para crear un contrapeso a la inercia
de la organización. La asignación de recursos al proyecto es indicativa de la
importancia de la cuestión y su responsable adquiere con ello poder y autoridad;
• en cuarto lugar, la estructura de proyecto permite incorporar al mismo, de
diversas maneras, a los afectados e...