Victoria

1, Funciones q influyen
La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propósito. Se dice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer favorablemente el ánimo del lector se puededecir que  se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El éxito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y ésta de la correcta observancia de los aspectos como presentación, orden. Distribución de sus  partes e inteligente redacción.
1. IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA
Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarsecon personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario. La correspondencia tiene especial importancia porque a través de ella se inician, fomentan yfortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siemprerequerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de negociar, hacer negociaciones.

Diferentes empresas

Existen cartas privadas o familiares, que se pueden redactar según el gusto de cada persona; cartas particulares que tienen alguna relación con el cargo del firmante; como recomendaciones, felicitaciones, etc. Y cartas comerciales que son las de uso común en las relaciones de negocios.

Lacorrespondencia comercial es el conjunto de comunicaciones escritas que nos permiten transmitir información rápida en todo tipo de empresas. Es importante porque nos facilita la clasificación de los documentos y gana la simpatía de nuestros corresponsales, asegurando el éxito de las empresas.

Para un mayor auxilio contamos con tres tipos de clasificación de correspondencia, que se emplea en lossiguientes campos de acción: comercial o mercantil.   En el desarrollo de los negocios y empresas privadas.

Oficial: En el manejo de las oficinas publicas o empresas del estado.

Particular: En los asuntos personales, siempre que tengan alguna relación con el cargo que el corresponsal desempeña.

Elementos de la carta:
Membrete: Nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa o persona que escribela carta (firmante). Este puede escribirse centrado, al margen izquierdo o al margen derecho. Muchos de los membretes usualmente vienen impresos, pues las empresas y oficinas mandan a imprimir su papelería.
Fecha (35): Ciudad, estado, día, mes y año en que se escribe la carta (nunca se abrevia).
Dirección (15): Nombre y dirección completos de la persona a quien se le escribe (destinatario). Cadauno de los datos se escribirá en diferente línea.
Archivo: Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia,puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr...