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Operación Microsoft Access 97

Trabajar con Datos
Modos de trabajar con datos
Cada tabla de una base de datos tiene dos vistas o presentaciones: presentación de Diseño y presentación de Hoja de datos. Presentación Diseño muestra la estructura de la tabla o sea los campos que la componen, así como sus características; mientras que presentación Hoja de datos muestra los datos (información)contenidos en la tabla. A través de la opción Ver del menú, se puede cambiar entre una vista y otra. A su vez el botón de Vista de la barra de herramientas, muestra la presentación a la cual se puede cambiar si se hace clic sobre él. Por ejemplo si se está en presentación diseño, el botón Vista se muestra como Vista Hoja de datos.

Existen diversos modos trabajar con datos, a saber: en formularios,en hoja de datos de tablas y en hoja de datos de consultas. Para trabajar con datos de una tabla en presentación Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de Datos. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla. Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja dedatos.



En esta presentación se pueden introducir, modificar o eliminar los datos de una tabla.

Desplazarse entre registros
Sobre la base de la ventana en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario y también en la vista Formulario de un formulario, se observa una barra con diferentes botones de desplazamiento.

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Al hacer clic en uno de estos botones, se consigue el desplazamiento determinado por dicho botón:

Primer registro Registro anterior Registro específico

Nuevo registro Ultimo registro Registro siguiente

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Registro específico: Desplaza a un registro específico de la vista Hoja de datos o Formulario mediante la introducción del número deregistro en dicho cuadro. Además en éste, se muestra el número de registro actual o sea en el que se está posicionado en ese momento y sobre el cual recaerán las acciones que se puedan ejecutar. Nuevo registro: Desplaza al final del formulario u hoja de datos de modo que se pueda introducir un nuevo registro.

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Seleccionar campos o registros
El selector de campo es un pequeño cuadro o barraen el que se hace clic para seleccionar toda una columna en una hoja de datos.
Selector de campo

El selector de registro es un pequeño cuadro o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar el registro completo en la vista Hoja de datos y en la vista Formulario.

Selector de registro

Para mostrar el estado del registro activo en un formulario uhoja de datos, Access presenta uno de los siguientes símbolos en el selector del registro activo:
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Registro activo: Este es el registro activo; el registro ha sido guardado tal y como aparece. Lápiz: Está editando el registro. Los cambios todavía no se han guardado. Registro bloqueado: Este registro está bloqueado por otro usuario. No puede editarlo. Nuevo registro: Este es un nuevo registroen el que se puede introducir información. Clave principal: Este es el campo clave principal (únicamente contiene datos para identificar el registro).

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Para ver los selectores de registro en la vista Formulario, se debe establecer en Sí la propiedad Selectores de Registrodel formulario. Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datos La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del ratón para seleccionar datos o registros en la vista Hoja de datos.
Para seleccionar Datos en un campo Un campo completo Hacer clic Donde se desee empezar a seleccionar y arrastrar el puntero del ratón por los datos. En el borde izquierdo del campo de una hoja de datos,...