CÓDIGO: PD-PSDO10
PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

EDICIÓN N°: 01
FECHA: 10-11-12
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1. OBJETIVO:
Establecer los requisitos generales para la elaboración de documentos, su
codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de
cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos,
utilizacióny disposición final. Teniendo en cuenta la norma ISO 9001 versión 2008 con
sus respectivos cambios.
2. ALCANCE:
Este proceso está enfocado en la adecuada elaboración de los documentos de la
Empresa creando así una visión clara al momento de acce der a la información
documentada en los mismos; desde el archivo de gestión hasta la disposición de los
documentos en el archivo central y/o sueliminación de la organización Cupcakes
Dulce y Sabor.

3. DEFINICIONES

3.1 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
Ilustración de un procedimiento, una instrucción o un formato. Un documento puede
ser, o incluir, diagramas de flujo, planos, v ideos, fotografías, entre otros (NTC - ISO
9000:2005).
3.2 REGISTRO: Documento que presenta

resultados obtenidos o propo rciona

evidenciade las actividades desempeñadas (NTC - ISO 9000:2005).
3.3 FORMATO: Documento utilizado para registrar los datos exigidos por el Sistema
de Gestión de la Calidad (NTC - ISO 9000:2005).

3.4 FLUJOGRAMA: Representación esquemática que muestra en forma secuencial
todos los pasos de una actividad, mediante la utilización de símbolos, líneas y
REVISADO POR:
CARGO:
FECHA:

APROBADO POR:CARGO:
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palabras simple (NTC - ISO 9000:2005).

3.5 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene información desactualizada
por lo cual se prohíbe su uso. Este documento lleva el sello de documento obsoleto
de

color

azul.

(Extraído

dehttp://calidad4.wordpress.com/tag/documento -

obsoleto/).
3.6 COPIA CONTROLADA: Copia de documentos distribuidos la cual es necesario
tener actualizada para su uso. Debe tener el sello color verde copia controlada, debe
ser firmada por el responsable del proceso que recibe la copia (NTC -

ISO

9000:2005).

3.7 DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos documentos

que no

requieren actualizaciónpermanente por lo tanto no tienen identificación con sello y
no se incluye en el listado maestro (NTC - ISO 9000:2005).

3.8 LISTADO MAESTRO: Relación de documentos internos y externos del Sistema
de Gestión de la Cali dad, donde se presenta la información

de cada docu mento

(código, nombre, edición) (NTC - ISO 9000:2005).

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Losdocumentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son:

Manual de Calidad
Caracterización de Procesos
Procedimientos
Instructivos
Especificaciones de cargos
Formatos
REVISADO POR:
CARGO:
FECHA:

APROBADO POR:
CARGO:
FECHA:

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Documento de Origen Externo(Normas técnicas, catálogos incluyendo lista de precios
y fichas técnicas)

4.2 DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

4.2.1 PRESENTACION

4.2.1.1 Encabezado: Para todos los documentos que hacen parte del sistema de
gestión de calidad el encabezado contiene dentro de un recuadro de 0.46¨ de alto y
6.8¨ de ancho, el logo de la empresa, nombre del documento, código, edición, fecha ypágina, todo esto como se muestra en la siguiente estructura:

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4.2.1.2 Pie De Página: Para todos los documentos que hacen parte del sistema de
gestión de calidad el Pie de Página contiene dentro de un recuadro de 0.57¨ de alto y
6.76¨ de ancho, Revisado por, Fecha de...