Actividades del oficinista

Ministerio del Poder Popular para la Educación
Instituto Didáctico Antonio José de Sucre
Cátedra: Técnicas de Oficina

TECNIAS DE OFICINA

ACTIVIDADES DEL OFICINISTAS
Las actividades de oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de organización. Sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de un oficinista se puedes señalar las siguientes:
TOMAR NOTA Y TRANSCRIBIRLAS:
De maneraque se facilite la redacción de comunicaciones escrita bien organizada.
Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable.
Las organizaciones disponen de una amplia variedad decanales de comunicación: Blogs, correos electrónicos, reuniones, cartas, llamadas telefónicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios...
Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo básicamente la palabra y la escritura. La escritura asume un papel claramente protagonista en lacomunicación empresarial:
* Por la seguridad que proporciona.
* Por su capacidad para contener informaciones complejas.
* Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes

REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA:
Se refiere a la preparación, concepción y organización de mensajes relacionados con las actividades de la oficina. Estos mensajes pueden ser emitidos a través de cartas,informes , oficios, correos electrónicos u otros tipos de comunicaciones escrita.
Mejorar nuestra redacción significa mejorar la efectividad en la comunicación y en definitiva, mejorar nuestras relaciones. La correcta aplicación de algunos principios de comunicación, hará de sus escritos, una poderosa herramienta, y evitará problemas de comunicación. En su desarrollo personal y profesional, lacomunicación es esencial. La Redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental que contribuye a obtener más y mejores resultados
MANEJO DE CORRESPONDENCIA:
Consiste en una serie de actividades que incluyen verificar datos, sellar, franquear, subrayar, anotar, clasificar y despachar la correspondencia tanto recibida como enviada
Es un importante instrumento decomunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

La correspondencia presenta una variedad de formas concaracterísticas propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
* Por el destino: Públicas y Privadas
1. Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
2. Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.
*Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
1. Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
2. Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
* Por su tramitación: Postaly Telegráfica
1. Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
2. Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
3. Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
4. Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo...