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ESTRUCTURA DE UNA ACTA
1. Título: El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.
EJEMPLO
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

2. Denominación del documento y número: A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivoque le corresponda.
EJEMPLO
ACTA 001
NOTA Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)
3. Encabezamiento El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, enmayúscula sostenida.

4. Lugar de origen y fecha de la reunión: Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y enforma completa en orden de:

Nombre del lugar de origen.
Día
Mes (en minúscula).
Año (sin separarlo con punto), según el estilo.
EJEMPLO
FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009
NOTA En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 delCódigo de Comercio).
5. Hora: Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
EJEMPLO

De las 09:00 horas a las 16:00 horas

6. Lugar: Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar,en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO Nº1

ICONTEC, Sala Nevados

EJEMPLO Nº2

Hotel El Barón, Salón Diamante

7. Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativoseguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO Nº1

ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
MaríaTeresa Peña Beltrán, Vicepresidenta

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.

EJEMPLO Nº 2

ASISTENTES: Óscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A.
Rocío Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.

En comités internos,en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.

EJEMPLO Nº 3

ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Administrativa
María Campos Serrano, Jefa de División Financiera

Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, estaúltima se ubicará en el renglón siguiente alineada.

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.

EJEMPLO Nº 4

ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño García, Presidente Sala

Consejeros principales:
Ernesto Alzate García
Adela Martínez de Plata

Consejeros suplentes:...