archivonomia

Importancia y
métodos para
el manejo de
documentos
Módulo III, Submódulo 1

Conservación de
comunicaciones
escritas
En el mundo de los negocios se
requiere que las relaciones
comerciales se determinen de tal
manera que sólo la comunicación
escrita lo hace.

Tipos de
comunicaciones
escritas












Circular
Memorando
Convocatoria
Acta de reunión
Minuta de reunión
InformesFacturas
Requisiciones
Carta comercial
Oficios

 Certificados
 Felicitaciones
 Invitaciones
 Saludos
 Cartas

a la prensa
 Telegramas
 Etc.

Proceso
administrativo
de la oficina

Cada
departamento…

Manejo de
documentos y
archivo

Custodiar
Guardar
Controlar
Utilizar
Crear
Disponer

Terminología específica






Archivonomía. Ciencia en la que se aprende el
arte de archivar.
Archivar.Sistema para organizar y guardar los
documentos en forma ordenada y eficiente en un
archivero.
Sistema. Conjunto de normas establecidas para el
funcionamiento adecuado de algo.
Archivero. Mueble que reúne las características
adecuadas para la protección de los
documentos. Fichero de informática que se
almacena fuera del ordenador .

Terminología específica








Archivista. Persona que tiene asu cargo un
archivo.
Archivo. Sitio donde se custodian o guardan
documentos.
Gaveta. Cajón de un archivero.
Marbete. Letrero central que sirve para
identificar lo que contiene cada gaveta.
Guía con ojete. Indicadores que contiene
una gaveta con letras del alfabeto, títulos
geográficos o numéricos.
Bloques seguidores. Sirven para sostener y
comprimir los expedientes dentro de la
gaveta.Terminología específica
 Guía

principal. Indica de primera a
séptima posición, de acuerdo con el
ancho de la gaveta. Sirve de base para
la ordenación de los expedientes.
 Guía secundaria. Auxiliar de una guía
principal. Sirve para facilitar la
localización de los expedientes.
 Guía especial auxiliar. Se utiliza después
de una guía principal para subdividir esa
sección.

Terminología específica






Guía fuera. Guía con cejilla central o lateral
que se utiliza para indicar que un expediente
fue prestado.
Expediente individual. Carpeta o folder que
reúne de tres documentos en delante de una
misma persona, empresa o asunto.
Expediente misceláneo. Carpeta o folder que
contiene documentos de diferentes
corresponsales.
Título. Símbolo que se utiliza para la rotulación
de las guías del sistemaelegido, y puede ser
una letra, un número o un nombre. También
aparece en el documento.

Ciclo de
vida de un
documento
comercial

Creación o recibo
Archivo y protección

Utilización
Transferencia
Eliminación

Importancia
del proceso de
archivar
 Los

documentos que deben ser
guardados en los archivos provienen de
dos fuentes:
 Los

que se originan fuera de la empresa
(externos) y quegeneralmente son
recibidos en original.
 Los que se originan dentro de la empresa
(internos) los cuales pueden ser copias.

Importancia del
proceso de archivar

Instructivo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

10.

Describir físicamente el lugar y gavetas…
Explicar el sistema de clasificación…
Realizar una clasificación previa…
Definir qué tipo de carpeta usarás…
Elegir folders de diferentes colores…
Archivarsiempre a la misma hora…
Utilizar los folders vacíos para «fuera»…
Depurar el archivador cuando menos…
Hacer una guía de todos los
expedientes…
Reflexionar sobre el funcionamiento del
sistema de archivo implementado…

Conceptos básicos para archivar

Cuestionario
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

¿Cuáles son las propiedades de la comunicación
escrita?
¿Por qué se considera que la comunicaciónescrita
puede ser un medio de prueba legal?
Mencione algunos tipos de comunicación escrita
empresarial.
¿Cuáles son las acciones que se llevan a cabo en el
manejo de documentos, además del archivo?
Escribe la definición de la palabra sistema.
Escribe la definición de guía principal.
¿Cuáles son las cinco etapas en el ciclo de vida de un
documento comercial?
¿Cuáles son las dos fuentes de origen del...