Aspectos Generales Para La Comunicacion

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ZONAS
ZONA 1: Es el espacio del membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo (una sigla que se pronuncia como una palabra, también puede ser un vocablo formado al unir parte de dos palabras, El significado de un acrónimo es la suma de los significados de las palabras que lo generan. Por ejemplo, el término telemática procede detelecomunicación e informática, que a su vez es acrónimo de información y automática.).
El número de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm.horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.Las medidas son: entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
ZONA 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona1.
MÁRGENES
Se recomienda las siguientes márgenes:
Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Si el documento se va aimprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricas a 3cm.
Cuando se usa papel sin membrete, las márgenes se toman como está estipulado.
ESTILOS
Para la distribución del contenido de la comunicación hay tres estilos como alternativas:
* BLOQUE EXTERNO: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
* BLOQUE: Las líneas de código, lugar de origen,fecha de elaboración, firma y cargo, se escriben partiendo del centro hacia el margen derecho.
* SEMIBLOQUE: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

FUENTE

Debe escribirse en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homogénea para que no presente inconvenientes para sulectura, impresión, digitalización y microfilmación. El tamaño recomendado está entre 10 y 12. Se sugiere no utilizar negrilla.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
* Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la partesuperior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlíneas libres.
* Código: Se recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete.
* Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escriben a 2 interlíneas libres del código yen forma completa en orden, así: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
* Datos del destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de 2 a 3 interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
* Denominación o títuloacadémico: Se debe utilizar mayúscula inicial.
* Nombre del destinatario: Se escribe con mayúscula fija y preferiblemente con los apellidos.
* Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
* Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sinnegrilla y sin subrayar. Se escribe a 2 interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de 4 palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin afectar el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos...