contabilidad


La documentación comercial

El vale.
Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito de adelantar sumas de dinero a sus funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de éste. En algunas instituciones se acostumbra usar el recibo en lugar del vale. Sin embargo, son muy similares y se diseñan en diversas formas, de acuerdo con las necesidades de la empresa. El vale esuna promesa futura de pago, el cual se hace informalmente en cualquier clase de papel.

Ejemplo N° 1












El Vale debe contener la siguiente información:

Fecha.
Cantidad de dinero que ampara, con número y letra.
Especificación clara sobre el concepto.
Rúbrica de autorización (firma).
Firma de la persona que recibe el dinero.

Ejemplo N° 2

Vale de Caja
DIAMES AÑO BUENO POR
04 abril 2009 ¢ 300.000
CANTIDAD CON LETRA
(Trescientos mil colones exactos)
Concepto:
Préstamo que solicita el Sr. Ramón Félix Damián para que le sea descontado en el pago de su quincena correspondiente al 30 de abril de 2009.
AUTORIZADO POR:
C.P.Esther Ortiz شطگ
RECIBIDO POR:
Román Félix D.

El recibo.

El recibo es el documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe, en pago de una obligación. Este documento puede adquirirse ya impreso en las librerías o bien puede confeccionarse un modelo, de acuerdo con las necesidades de la empresa. El recibo se emplea cuando se recibe dinero por cualquierconcepto: pago de intereses, abono a cuentas, servicios, alquileres, entre otros.













La Factura.

Es uno de los documentos comerciales más conocidos. Es un documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato de compra-venta, siendo título ejecutivo contra el comprador por la suma en descubierto, si está firmada por el comprador,por su mandatario o por su encargado, debidamente por escrito (orden de compra) siempre que se le agregue el timbre fiscal correspondiente, al presentarla al cobro judicial.

Este documento representa, para el adquiriente, la prueba de propiedad de los bienes comprados y un elemento de prueba sobre la calidad y precio de los mismos.

Los principales requisitos de la factura son:

a.Nombre de casa comercial.
b. Lugar y fecha.
c. Nombre y dirección del comprador.
d. Nombre y dirección del vendedor.
e. DEBE (como constancia de que el comprador DEBE).
f. Columna o columnas donde se especificará la o las cantidades con el signo de medida o peso, en el Sistema Internacional.
g. Espacio central ancho, en donde se especificará todo el concepto, con la clase de mercadería: modelo,calidad, serie y cualquier otro detalle necesario.










































Nota de crédito.

Es sencillamente una constancia donde se informa al cliente que, por una u otra causa, se ha recibido dinero o su equivalente; por lo que se procede a abonar a su cuenta. Generalmente las instituciones bancarias, empresas comerciales, usan unaforma o modelo impreso llamado "nota de crédito". Este documento se usa cuando:
a) El cliente encuentra que hace falta mercadería.
b) Embarque dañado, el que es rechazado.
c) Mala facturación.
d) Descuento por pronto pago.



































Nota de débito.

Es una constancia en la que se detallan los valores que se cargan a los clientes.Cargos originados normalmente, por errores u omisiones en los precios de la mercadería o del servicio suministrado o en los cálculos correspondientes; debido a la falta de observación y cuidado en los empleados, de control y revisión, lo que va en contra de los intereses de la compañía para la cual labora.



















Orden de pedido.

La orden de pedido o nota de...