Contabilidad

CONTABILIDAD DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

HERRAMIENTAS CONTABLES BASICAS.
Para supervisar las ventas, analizar los gastos y determinar las responsabilidades fiscales se requiere una contabilidad precisa. Las herramientas contables principales que se usan en el departamento de alimentos y bebidas son:
• Cuentas de huéspedes
• Informes de caja
• Informes de ventas
• Órdenes de compra
• Librodiario de cuentas por pagar
• Informes de costos.
CUENTAS DE HUESPEDES.
Todo cliente que compra alimentos y bebidas del hotel recibe una cuenta de huésped. En el comedor, las cuentas se presentan al concluir el servicio de alimentos. Cuando el personal de servicio a las habitaciones (roon service) entrega una comida, la cuenta del huésped se presenta al momento de la entrega.
Todos los cargosde alimentos, bebidas e impuestos correspondientes se listan y suman en la cuenta del huésped. No es común que se incluyan las propinas o gratificaciones en la cuenta; sin embargo, los hoteles y restaurantes de Europa y el Caribe muchas veces incluyen un cargo por servicio que varía entre el 10 y 15%.
Cuando el cliente se registra en el hotel, se abre la cuenta huésped. Esta cuenta se identificacon el número de habitación y el nombre del cliente.
El cliente puede pagar los cargos del comedor o del bar en efectivo o con tarjeta. Sin embargo, la mayoría de los huéspedes prefiere cargar el total a su cuenta o factura al momento de salir del hotel.
Se envía una copia de la cuenta del huésped al departamento de contabilidad o la recepción cuando el huésped carga alimentos o bebidas.
Lamayoría de los hoteles que realizan operaciones de alimentos y bebidas tienen SISTEMA DE PUNTO DE VENTAS POS (poin of sale) estos sistemas se basan en una computadora central enlazada con terminales en el comedor y el bar. Las terminales están diseñadas como cajas registradoras y trasmiten a la computadora todos los cargos de alimentos y bebidas. Para aplicarse automáticamente a las cuentas de loshuéspedes.
INFORME O REPORTE DE CAJA.
Los recibos de efectivo son el dinero que se recibe de las ventas de alimentos y bebidas. Para fines contables, toda transacción que se paga con efectivo, cheque o tarjeta es un recibo de efectivo. Los recibos de efectivo en el comedor se manejan de la siguiente manera.
Al iniciar un turno, el cajero cuenta el dinero en la caja registradora el total es elfondo la apertura de caja. Al terminar el turno, el cajero suma las entradas de efectivo y prepara un informe o reporte. En este informe se calculan totales para las transacciones en efectivo y las transacciones que no fueron ene efectivo como los cargos a tarjetas de crédito se cuenta de nuevo el dinero y este total es el fondo de cierre de caja, que debe ser igual a las transacciones en efectivomas el fondo de apertura de caja.
El informe de caja se entrega al departamento contable junto con los recibos de efectivo.
INFORME DE VENTAS.
Al concluir un turno, los gerentes de servicios de alimentos y bebidas preparan informes de ventas. Estos informes detallan las ventas de alimentos y bebidas por categorías e indican las ventas totales en el comedor y el bar. El gerente de alimentos ybebidas usa estos informes para elaborar un informe diario de ventas con los totales por departamento.
ORDENES DE COMPRA.
Cuando el departamento de alimentos y bebidas compra un producto o servicio (alimentos, bebidas lavandería, artículos de limpieza, etc.) emite una orden de compra al proveedor. Un proveedor es una compañía o distribuidora de abarrotes, empacadora de carnes o distribuidora deblancos) que vende productos o servicios al hotel.
Una orden de compra es un documento donde se detallan los productos o servicios que debe suministrar el proveedor. En la orden se incluyen las instrucciones de embarque y la información de precios.
La orden de compra debe ser firmada por un gerente autorizado, como el gerente de alimentos y bebidas, el gerente de comedor o el chef ejecutivo....