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- Herramientas del control de gestión
Para cumplir sus tareas, la función de control dispone
de varias herramientas, que vamos a describir a conti
nuación, ordenándolos según las dos principales modal
idades de control que se practican: el control presupue
stario y el control no presupuestario .
1. EL CONTROL PRESUPUESTARIO
Todo presupuesto es, a la vez, un instrumento de con
trol y deplanificación. Un presupuesto es un conjunto
de resultados esperados, expresados en términos num
éricos. Los presupuestos son herramientas de gestión,
que además de servir como instrumentos de la planific
ación (de la que son la expresión final) y de control, ta
mbién sirven para descentralizar la toma de decisione
s puntuales y para definir las responsabilidades emerg
entes, desde elmomento en que asignan a cada unida
d operativa los resultados que debe alcanzar y los rec
ursos que necesita para ello.
Hay una gran cantidad de tipos de presupuestos, a pa
rtir de la división basica entre presupuestos monetario
s (que se expresan en dinero y reflejan las previsiones
de ingresos y gastos) y los presupuestos no monetario
s (que se expresan en otras unidades, como tiempo, espacio, cantidad de productos, de clientes, etc.):
PRESUPUESTOS MONETARIOS
Presupuesto de ingresos y gastos: Es el presupuesto b
ásico de toda organización, e influye sobre la prepara
ción de otros presupuestos. Se confecciona siguiendo
los siguientes pasos:
• Desglosar la organización en departamentos o áreas
de actividad.
• Determinar los ingresos del ejercicio, desglosado por
departamento oárea de actividad.
• Distribuir los costes, tanto asignables como no asign
ables, independientemente de que sean fijos o variable
s.
Presupuesto de ingresos: Consiste en prever los ingres
os futuros de la organización, a partir de las prevision
es de ventas, de ingresos tributarios, etc. El presupue
sto anual se desglosa en períodos mensuales.
Presupuesto de gastos: Consiste en ladeterminación d
e los gastos que se van a producir para que la organiz
ación alcance sus objetivos. Esos gastos suelen desgl
osarse por departamentos, o por línea de productos o
servicios, y por períodos de tiempo acordes con los de
otros presupuestos que maneja la organización.
Presupuesto de capital: Consiste en el registro de los
montos de las inversiones a largo plazo que va a realiz
ar laorganización, de las fuentes de financiamiento qu
e van a proporcionar los capitales necesarios, y los m
omentos o períodos en que se va a producir ese flujo
de fondos, tanto de ingresos como de amortizaciones.
Presupuesto de tesorería: Es un presupuesto derivado
de los presupuestos anteriores (ingresos, gastos y ca
pital) cuyo objetivo es conocer, en todo momento, la c
antidad de dinerodisponible, o sea el nivel de liquidez
de la organización.
LOS PRESUPUESTOS NO MONETARIOS
Estos presupuestos no se expresan en dinero sino en o
tras unidades, como horas de trabajo, metros cuadrad
os, horas máquina, unidades producidas o servicios p
restados. Su finalidad es establecer pautas de activida
d para el posterior desempeño, y también suelen servir
de base para el cálculo de lospresupuestos monetario
s.
EL USO DE LOS PRESUPUESTOS EN EL CONTROL
El control presupuestario consiste en comparar las pre
visiones de los presupuestos con la información real o
btenida tras su ejecución o durante la misma. De ese
modo se detectan desviaciones, que plantean según s
ea el caso diversos problemas:
• Sobrepresupuestación: Esto ocurre cuando el presupu
esto es excesivamentedetallado y no deja a los geren
tes capacidad de maniobra en la gestión de sus recurs
os.
• Exceder las metas de la organización: La razón de s
er de los presupuestos es lograr las metas, los objetiv
os generales de la organización, no simplemente
“cumplir el presupuesto”. Si las metas se exceden en
mucho, puede suceder que la planificación haya infrav
alorado la capacidad realizadora de la...