DECRIPCION DE AREAS Y PUESTOS DE TRABAJO





DESCRIPCIÓN DE UNIDADES O AREAS( EN FORMA GENERAL)

La unidad es la parte de una totalidad orgánica, funcional y fluyente. Cada organización, está integrada a su vez por un grupo de unidades (personas, cosas, estructuras, etc.); estas estructuras reciben el nombre particular de unidades estructurales de la organización.

Los pasos que deben seguirse para la elaboración de lasdescripciones de unidad son:
Recolección de información: debe obtenerse información que permita analizar:
La esencia o razón de ser y existir de la unidad (PARA QUE).
Las funciones primarias de la unidad (LO QUE HACE).
El proceso mediante el cual debe realizar su trabajo (COMO LO HACE).
Las entidades que forman su contexto o con las cuales la unidad debe efectuar sus transacciones.
Los clientes ousuarios de los productos o servicios que la unidad transforma y entrega.
Los compromisos o resultados.
Redacción de la descripción de la unidad: la redacción de la descripción de la unidad debe efectuarse escribiendo en forma organizada la información obtenida en los formatos que tenga aprobados la empresa.
Validación y aprobación: en esta etapa debe presentarse la descripción a los nivelesde autoridad establecidos por la empresa para que sean validadas y se les coloque la firma de aprobación.
Partes de la descripción de unidad
Identificación: nombre de la unidad, nombre de la unidad a quien reporta y la que supervisa.
Misión: es la razón de ser de la unidad. Debe expresarse en forma sencilla, precisa y concreta. Evitar el señalamiento de actividad concreta a desarrollar talescomo planificar, coordinar. Es necesario especificar para que exista la unidad. La misión de la unidad debe plantearse de tal forma que avanzando de abajo hacia arriba todas las misiones que se establezcan sean imprescindiblemente necesarias para alcanzar la misión de la empresa.

Alcance funcional o finalidad: las funciones deben escribirse en forma genérica (que contengavarias actividades) y en orden de importancia. Las funciones constituyen la acción una innata de la organización en general. Es a través de las funciones como la organización puede alcanzar sus fines y los objetivos y satisfacer sus propósitos.

Relaciones internas y externas: incluir las entidades con la cual la unidad estudiada interactúa para el logro de sus objetivos. Debeestablecerse con QUIEN y PARA QUE.

Validación: colocar las firmas y fechas del proceso de aprobación según los mecanismos establecidos en la empresa.
DESCRIPCIÓN DE CARGOS( EN FORMA PARTICULAR)
Identificación del cargo: la identificación del cargo la constituye una serie de datos que en su conjunto permite se ubicación dentro de la estructura organizacional, catalogándoloy diferenciándolo de los demás cargos. Es la determinación del titulo del cargo y su dependencia jerárquica en la organización en el momento de la descripción. Contiene los siguientes elementos:
Titulo del cargo.
Nombre del ocupante.
Nombre del supervisor.
Cargo de reporte directivo.
Ubicación del cargo, unidad a la que pertenece.
Propósito general del cargo: refiere en forma breve ysucinta la naturaleza del cargo y lo distingue en forma rápida del rol de otros cargos. A través de él se debe dar respuesta a las preguntas: ¿para que existe el cargo? ¿cuál es la razón por la cual fue creado? ¿qué aporta el cargo al logro del objetivo funcional de la unidad a la cual está adscrito?
Obligaciones y responsabilidades: están referidas a las exigencias del trabajo diario, eventual o aintervalos. Deben expresarse las funciones correspondientes al cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades que realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados del cargo. En cuanto a las responsabilidades: por la seguridad de otros, custodia de fondos o equipos, manejo de información confidencial, etc.
Especificaciones requeridas:
Conocimientos requeridos: es este...