Descripcion en los procesos de una unidad administrativa

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS DE LOS PRCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar
laslabores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como
sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administraciónpública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos
meso administrativos o sectoriales

RESPONSABLE EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y / O PUESTO EN QUE INTEVIENEN
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
POLITICAS O NORMASDE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas
que pudiesen presentarse en la operación de losprocedimientos. A continuación se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. 

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con losaspectos administrativos o con el procedimiento mismo. 
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores

B) ELABORACION DEL DIAGNOSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION DE LAS ACTIVIDADES Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE ACUERDO AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, decada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripcióndetallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
13.1.10 FORMULARIO DE IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o seadjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
13.1.11 DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o elrecorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además,
suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que...