El flujograma

EL FLUJOGRAMA

EL Flujograma o también llamado Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener informaciónadicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

Importancia

Ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidadlos flujogramas son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas.

Además permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajancon mucha holgura.

Características

Sintética:
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada:
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistasanotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

De forma visible a un sistema o un proceso:
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detallesprincipales.

USOS

* Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

* Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.

* Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

* Documenta los procedimientos de un diagrama mediante figuras.

* Evalúa si el trabajo realizado corresponde a los objetivos de launidad.

* Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

Tipos de flujogramas

Hay varios tipos distintos de flujogramas que pueden usarse.

Flujograma de primer nivel o de dirección descendente

Un flujograma de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) ylos sub-pasos correspondientes. Este tipo de flujograma se usa por lo general para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente útil para identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentración en los resultadosintermedios.

La mayoría de los procesos pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. En realidad, es buena idea usar solamente 4 ó 5 recuadros, porque esto obliga a tener en cuenta los pasos más importantes. Los demás pasos son normalmente sub-pasos de los más importantes.

Flujograma de segundo nivel o detallado

Un flujograma detalladoindica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación. Este tipo de diagrama de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

Flujograma de...