Excel

Curso de Excel Modulo 1

Curso Preparado Por: Ing. Roberto Hernández Chávez Instituto Tecnológico de Chihuahua México

APLICANDO MICROSOFT EXCEL CON CREATIVIDAD
1. Presentación de Información de Manera Efectiva
La ventaja que una empresa puede obtener de sus datos no depende de la cantidad de los mismos, sino de capacidad que se tenga para poder analizarlos rápidamente para poder convertirtodos esos datos en una información útil que permita a quienes les corresponde el tomar las decisiones pertinentes. Por lo cual es muy importante el presentar los datos recabados de una manera efectiva y significativa. Esta tarea no es fácil, a continuación se listan algunas sugerencias para lograr ese propósito: ¿Cómo podríamos agrupar la información? o ¿Por semanas? o ¿Por trimestres? o ¿PorSemestres? ¿Cómo debemos analizar los datos, numéricamente o gráficamente? ¿Quiénes analizan los datos? ¿Que decisiones están tomando y que información necesitan? ¿Quiénes analizan los datos, están buscando tendencias? ¿Quieren llevar algún análisis estadístico de los datos? ¿Tienen acceso a los datos distintas personas con diferente nivel de detalle? ¿Tienen permiso para modificar los datos? ¿Serequieren reportes impresos o se van a proyectar con un canon electrónico? La respuesta a estas interrogantes nos pueden dar las bases para poder planear nuestro proyecto y con ello tendremos una mayor posibilidad de éxito.

2. Introducción a los conceptos básicos de Excel.
2.1. Capacidad de almacenamiento en Excel:
Cuando se desea tener una base de datos en una hoja de trabajo de Excel, hay quetener en cuenta de que se tiene un limite en el tamaño, que es de 256 columnas y 65,535 filas (considerando que de la 65,536 filas disponibles, la primer fila es para los encabezados).

2.2. Sugerencias acerca de la introducción de números
Caracteres que se pueden utilizar como nombres En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0123456789+-(),/$%.Ee Excelignora los signos más (+) a la izquierda y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto. Introducir fracciones Para evitar introducir una fracción como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0 1/2. Introducir números negativosDelante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).

2.3. Sugerencias acerca de la introducción de fechas y horas
“Si usted no es el número uno, debe Innovar.” Lee Iacocca 2/21

Curso Preparado Por: Ing. Roberto Hernández Chávez Instituto Tecnológico de Chihuahua México Las fechas y las horas son números Microsoft Excel considera lasfechas y las horas como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Cálculos con fechas y horas Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utilizar una fecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por ejemplo, la siguiente fórmulamostrará una diferencia de 68 o 216 [día/mes/año]: ="5/12/2004"-"3/5/2004"

2.4. Activar o desactivar el mensaje acerca de la sobre-escritura de celdas que no estén vacías
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Modificar. 2. Para que aparezca un mensaje en el caso de que el arrastre de una selección o de su controlador de relleno den como resultado la pérdida de datosexistentes, active la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas. 3. Para suprimir el mensaje, desactive la casilla de verificación.

2.5. Formato de hojas de cálculo
Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz. Dar formato al texto y a los caracteres individuales Para hacer que el texto resalte, puede aplicar formato a todo el texto de...